Import Management wurde entwickelt, um die wichtigsten Prozesse und behördlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Zollabfertigung einer Sendung aus dem Ausland zu automatisieren und zu erfüllen. Neben der Transparenz und Kontrolle, die Sie von einer branchenführenden Importmanagement-Software erwarten, bietet die Anwendung eine Reihe spezialisierter Tools und Kontrollen, die weltweit tätige Handelsfachleute bei der Durchführung kritischer Importaktivitäten von der Vor- bis zur Nachbearbeitung unterstützen. Auf diese Weise hilft das Import Management Ihrem Unternehmen, die Einhaltung komplexer Handelsgesetze und -vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig Wettbewerbsvorteile zu erzielen, indem versteckte Kosten vermieden und Prozessdurchlaufzeiten verkürzt werden.
Die Software ist Workflow-fähig und unterstützt die Steuerung und Durchführung des gesamten Handelsprozesses. Dies ermöglicht dem Handelspersonal des Unternehmens einen proaktiven Einblick in kritische Daten und/oder Dokumentationsanforderungen, bevor die Sendung eintrifft, wodurch Verzögerungen, Kosten und/oder nachteilige gesetzliche Anforderungen vermieden werden.
Import Management ermöglicht den Zugriff auf das Harmonisierte Warenbeschreibungs- und Kodierungssystem (HS) - das international anerkannte System der Zollnomenklatur, das von der Weltzollorganisation entwickelt und gepflegt wird.
Darüber hinaus bietet die Lösung jederzeit Zugriff auf die aktuellen länderspezifischen Zolltarife. Bei Aktualisierungen stellt Import Management dem System automatisch den aktualisierten Tarif zur Verfügung. Die Anwendung sorgt dafür, dass die Datenbank des Benutzers aktualisiert wird und markiert alle veralteten Codes. Import Management kann außerdem so konfiguriert werden, dass eine Warnung ausgegeben wird, wenn neue HS-Codes hinzugefügt werden.
Der kritischste Prozess bei jedem Import ist die korrekte „Klassifizierung" der eingehenden Produkte mit den richtigen Warennummern. Der daraus resultierende Code ist wahrscheinlich das wichtigste Datenelement, da er vom Zoll verwendet wird, um die Waren zu identifizieren, die Einfuhrbedingungen festzulegen und die entsprechenden Zölle/Steuern zu erheben. Wenn ein Importeur nicht die richtige Warennummer verwendet (auch wenn er einen Dritten damit beauftragt), kann dies zu falschen Zollzahlungen, Verzögerungen aufgrund nicht erfüllter Zulässigkeitsvoraussetzungen und im Wiederholungsfall sogar zu Zollstrafen führen.
Klassifizierungsformular: Das Import-Klassifizierungsformular soll Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Hauptmerkmale eines Produkts und andere Details sowie unterstützende Dokumente wie Bilder, technische Zeichnungen, Produktbroschüren, Zollbestimmungen, Zertifikate usw. zu dokumentieren, um die korrekte Warennummer des Produkts zu ermitteln.
GRI-Assistent: Der GRI-Assistent ist ein wichtiges Hilfsmittel in Form eines automatisierten Logikbaums. Der GRI-Assistent wurde entwickelt, um den Benutzer durch die komplexen General Rules of Interpretation (GRI) zu führen und so sicherzustellen, dass die richtige Warennummer ausgewählt wird. Das Ergebnis kann dann zur Überprüfung durch einen Vorgesetzten eingeplant oder automatisch in der Produktklassifizierungsdatenbank gespeichert werden, um einen bevorstehenden Import zu unterstützen. Alle Details des Formulars, unterstützende Notizen und Dokumente werden als Best Practice zur Unterstützung einer Zollprüfung archiviert.
Klassifizierungs-Workflow: Durch die Nutzung der Standard-Workflow-Funktionalität bietet das System einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung einer neuen Produktklassifizierung.
Import Management ergänzt und integriert Ihr Erfassungssystem, um eine umfassende Artikelstammdatenbank zu erstellen, die Produkteigenschaften erfasst, um Schlüsseldaten, Dokumentations- und Prüfanforderungen, einschließlich Warennummern, zu identifizieren.
Die Artikelstammdatenbank dient als Ablage für alle Produkt- und Lieferanteninformationen. Mithilfe des Artikelstamms kann Ihr Unternehmen proaktiv Waren identifizieren, die möglicherweise Zulassungs-, Versand-, Genehmigungs- oder Dokumentationsanforderungen unterliegen. Der Artikelstamm unterstützt einen zentralisierten Prozess, wenn es regionale Trade-Compliance-Prozesse gibt.
Darüber hinaus können den Artikeln je nach Land mehrere Einfuhr- und Ausfuhrwarencodes zugeordnet werden. Die entsprechenden Codes werden dann für alle Dokumentationen und Zollberichte verwendet.
Sobald eine Produktklassifizierung erstellt wurde, kann der Benutzer mit Import Management eine vergleichende Analyse zwischen zwei oder mehreren potenziellen Ursprungsländern durchführen. Auf diese Weise kann der Benutzer Lieferanten identifizieren, die möglicherweise einen vorteilhaften Zollsatz anbieten, z. B. die Berechtigung zur zollfreien Einfuhr im Rahmen eines Freihandelsabkommens.
Freihandelsabkommen (FTA)bietet Tools zur Bestimmung des Ursprungs für mehr als 470 von der Welthandelsorganisation anerkannte globale Freihandelsabkommen sowie die erforderliche Dokumentation für jede Branche in jeder Region der Welt. Die FTA-Ursprungsbestimmung erfolgt in Echtzeit für jede Auftragssendung und erstellt einen permanenten Prüfpfad für die Ergebnisse der Ursprungsbestimmung im Zusammenhang mit den im System verarbeiteten Transaktionen.
Ursprungszeugnisse aus Freihandelsabkommen laufen mit der Zeit ab. Um diese Situation zu verbessern, ermöglicht QAD den Versand von automatisierten und zielgerichteten E-Mails, in denen Ursprungszeugnisse für gelieferte Materialien angefordert werden.Darüber hinaus kann eine weitere Filterung vorgenommen werden, um nur Ursprungszeugnisse für Materialien anzufordern, die nicht transferiert werden. Materialien, die nicht transferiert werden, müssen aus einem Freihandelsabkommen stammen. Diese Funktion reduziert die Anzahl der ausgehenden E-Mails und spart Zeit bei der Überprüfung der eingehenden Materialdaten.
Import Management verfügt über eine Funktion, die den ausgewählten HTS-Code mit einer Anforderungsdatenbank vergleicht und nach Problemen sucht, die als Bedingung für den Import erfüllt werden müssen, wie z.B. Anforderungen von Behörden der Partnerregierung, spezielle Rechnungsdatenanforderungen, ADD/CVD, spezielle Zollwarnungen und vieles mehr. Diese Kennzeichen helfen dem Benutzer, proaktiv alle Zulässigkeitsvoraussetzungen zu erfüllen, bevor die Sendung eintrifft, während benutzerdefinierte Geschäftsregeln eskalierende Warnungen und sogar Konformitätssperren auslösen können, wenn eine wichtige Anforderung nicht erfüllt ist.
Import Management bietet elektronische Versandbenachrichtigungen für mehr Transparenz im Vorfeld. Der Benutzer wird automatisch benachrichtigt, wenn Dokumente oder Daten unvollständig sind. So kann Ihr Unternehmen proaktiv alle noch ausstehenden Zulässigkeitsvoraussetzungen erfüllen.
Import Management automatisiert die Erstellung von Importdokumenten. Die Dokumente werden im richtigen Format und in der richtigen Sprache erstellt. Diese Funktionalität umfasst:
Die Anwendung bietet Unternehmen, die Waren auf dem Seeweg in die USA einführen, eine Vorlage für das Importer Security Filing (ISF). Die Vorlage unterstützt alle 12 Schlüsseldatenelemente, die mindestens 24 Stunden vor dem Verladen der Waren an Bord des Schiffes beim US-Zoll eingereicht werden müssen. Mit dem Import Management haben die Benutzer die Möglichkeit, die ISF-Daten entweder an ihren Zollmakler zur Einreichung zu übermitteln oder die Daten selbst direkt an den Zoll zu übermitteln und somit die Gebühren des Maklers einzusparen.
Zusätzlich zur ISF-Vorlage bietet Import Management die Möglichkeit, eine eigene Zollanmeldung zu erstellen und so eine interne Vorabprüfung der Daten durchzuführen, bevor diese an den Zoll übermittelt werden (Best Practice in der Industrie). Nach der Prüfung der Zollanmeldung haben die Benutzer die Möglichkeit, die fertige Zollanmeldung an ihren Zollmakler weiterzuleiten oder die Zollanmeldung direkt elektronisch beim Zoll einzureichen - in beiden Fällen können sie durch die Reduzierung oder den Wegfall der Maklergebühren einen sofortigen Return on Investment erzielen.
Die Softwarelösung ist mit operativen Dashboards ausgestattet, die das "Management by Exception" unterstützen, indem sie eine Momentaufnahme der ausstehenden Sendungen liefern und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die Sendungen zu konzentrieren, bei denen es Probleme oder offene Anforderungen gibt. Benutzerdefinierte Metriken und Leistungsindikatoren ergänzen die Dashboards und bieten den Managern einen umfassenden Datensatz, um die Einhaltung der Handelsbestimmungen und die betriebliche Effizienz zu verstehen und zu verbessern.
