Esta es una de una serie de publicaciones de blog que profundizan en las siete claves para construir una cultura de calidad, la cual se basa en el blog de introducción de Nicole Parker. En este artículo, hablaremos sobre la sexta de estas siete claves; Equipos multifuncionales.

¿Qué es un Equipo Multifuncional (CFT)?

Wikipedia define un Equipo Multifuncional (CFT) como “un grupo de personas con diferentes conocimientos funcionales que trabajan hacia un objetivo común”. Los CFT pueden ser excelentes herramientas para ayudar a las empresas a ser más innovadoras, mejorar el diseño inicial, resolver problemas de calidad y eliminar defectos.

Al combinar las perspectivas, experiencias y conocimientos de una lista diversa, los CFT pueden tomar decisiones de manera más eficaz y eficiente. Este es verdaderamente un caso en el que el todo es mayor que la suma de las partes. Pero no podemos simplemente combinar diversos talentos y esperar resultados. La composición, la comunicación y los procesos utilizados por los equipos son fundamentales para la eficacia y el valor de los resultados del equipo. Es importante que la composición y las prácticas de un equipo progresen rápidamente a través de las fases de desarrollo de equipos de Tuckman que son formación, organización, normalización y desempeño. Deben ser expertos en sus áreas funcionales, pero también deben tener las habilidades para trabajar bien con otros miembros del equipo. Las fases de desarrollo de equipos de Tuckman se resumen a continuación.

Formación:

Aquí es donde se fundamenta el proyecto y se constituyen los objetivos, expectativas y medidas de éxito. Se definen las partes interesadas funcionales y se seleccionan los miembros del equipo. Se selecciona un líder de equipo y los miembros del equipo se comportan cortésmente mientras intentan comprender su papel en el equipo y formular su enfoque.

Organización:

Esta es una fase en la que las diferencias en la filosofía, los enfoques y las opiniones pueden causar conflictos. Esta es la fase más desafiante y el facilitador necesita las habilidades adecuadas para fomentar la participación, la retroalimentación y el impulso para la resolución de conflictos. También deben generar confianza en que el equipo se encuentra en un “espacio seguro” para un diálogo sincero y digno, de modo que las normas puedan comenzar a formarse.

Normalización:

Esta es la fase de cohesión en la que el equipo está entrando en un ritmo y ha aprendido a confiar y trabajar entre sí. Todos están comprometidos, enfocados e invertidos en el éxito del equipo. El líder del equipo monitorea la energía del equipo y facilita el intercambio de conocimientos relevantes de cada uno de los expertos funcionales para que el equipo vea el escenario completo de su trabajo.

Desempeño:

El equipo ahora está funcionando con la máxima eficacia y la confianza está en su punto más alto. Los miembros del equipo son empáticos, consideran las necesidades del equipo por encima de las propias y se desempeñan de manera consistente. Los líderes de equipo ahora se enfocan en la coordinación y el reconocimiento de los logros.

El elefante en la habitación

Ahora que hemos sentado las bases para los CFT, hay un elefante en la habitación que rara vez se reconoce. En mi experiencia, muchas empresas infrautilizan los CFT o los utilizan de forma ineficaz. Este es un factor de disuasión muy importante para la calidad, la satisfacción del cliente y la rentabilidad de una empresa.

Subutilización de los CFT

Algunas empresas creen que sus mejores pensadores deberían centrarse en pensar por sí mismos en lugar de hacer que trabajen con personas que pueden tener otra experiencia funcional para aumentar la velocidad y la integridad de los pensamientos. He visto empresas que utilizan un solo ingeniero de diseño para pensar en un FMEA de diseño sin tener en cuenta la fabricación, la compra, el embalaje, etc. También he sido testigo de situaciones similares en las que una empresa se enfrenta a acciones correctivas importantes. Es probable que exista un tesoro de experiencia en la empresa que no se esté utilizando.

En lugar de tener a sus expertos más brillantes y relevantes trabajando juntos para prevenir problemas o la recurrencia de problemas, ellos hacen que esos expertos trabajen solos pensando que están resolviendo una causa raíz cuando en realidad solo están tratando un síntoma, lo que lleva a la pregunta proverbial, “¿Por qué nuestros problemas siguen repitiéndose?”. Hacer que los CFT trabajen en un problema y lo resuelvan de una vez por todas los liberará para trabajar en los siguientes problemas más importantes, lo que conducirá a mejores márgenes y, lo más importante, a clientes más felices dispuestos a comprar nuevamente.

Uso ineficaz de los CFT

Muchas empresas tienen CFT ineficaces. Harvard Business Review encontró que 75% de los CFT son disfuncionales, fallando en al menos tres de los cinco criterios:

1. Cumplir con un presupuesto planificado.

2. Cumplir con el horario.

3. Cumplir con las especificaciones.

4. Cumplir con las expectativas del cliente.

5. Mantener la alineación con los objetivos corporativos de la empresa.

Encontraron una fuerte correlación en las tasas de falla de los CFT cuando fueron manejados por otros CFT; lo que significa que fueron administrados por un equipo de alta dirección sin un solo ejecutivo responsable de ellos. Descubrieron que los CFT tenían mucho más éxito cuando eran administrados por un solo “campeón” ejecutivo de alto nivel. Los dirigidos por un solo ejecutivo tuvieron una asombrosa tasa de éxito del 76%. ¡La gobernanza de los CFT es importante! Las reglas de gobierno se pueden resumir de la siguiente manera:

1. Tener un líder responsable de principio a fin.

2. Tener metas, recursos y plazos claramente establecidos.

3. El éxito del proyecto es el principal objetivo

4. Los proyectos deben reevaluarse constantemente a medida que cambian las condiciones.

¿Dónde se deberían usar los CFT en Calidad?

La siguiente pregunta lógica es: “¿Dónde debemos centrar los esfuerzos de nuestros CFT en lo que respecta a la calidad?” Hay muchas aplicaciones válidas, pero las áreas que se indican a continuación son por donde empezaría.

Proyectos de introducción de nuevos productos (NPI)

El equipo reunido para los proyectos de NPI marca una gran diferencia en el resultado del proyecto. Esta es la oportunidad de diseñar calidad en un producto; es prevención. Tener representantes de cada una de las partes interesadas funcionales, como ventas, compras, diseño, fabricación, soporte y garantía, es importante para garantizar que todas las perspectivas se presenten desde el principio y se puedan considerar. Un CFT puede reducir los riesgos de un proyecto de NPI y afectar el tiempo y el éxito.

Gestión de Riesgos y Análisis de Modos de Fallas y Efectos (FMEA)

Siempre que se analizan detenidamente las actividades de gestión de riesgos, los CFT pueden ser muy eficaces debido a la cantidad de perspectivas diferentes del equipo. Esto conduce a evaluaciones de riesgos mucho más exhaustivas. Pueden ser riesgos ambientales, de salud y seguridad u otros riesgos generales.

Hay otros análisis de riesgos específicos realizados en la fabricación a través del FMEA. Durante la fase de diseño del producto, un CFT que se centre en el FMEA de diseño es un paso preventivo crítico para obtener el diseño correcto la primera vez y minimizar el costo de la calidad. Los objetivos del diseño (por ejemplo, diseño para fabricación, diseño para montaje, diseño para servicio, etc.) determinarán la composición de los miembros del CFT. Los expertos clave para el diseño de productos podrían incluir ventas para representar al cliente y sus requisitos, compras, ingenieros de diseño, producción, empaque, logística y garantía. El objetivo es asegurarse de que se identifiquen y mitiguen los riesgos del diseño del producto.

De manera similar, durante la fase de diseño del proceso, un CFT que se centre en el FMEA de proceso tendrá el objetivo de contabilizar los riesgos del diseño del proceso y su mitigación. Los expertos clave para el diseño de procesos incluyen no solo a los ingenieros de procesos y fabricación, sino también a los trabajadores de la planta que ejecutan estos procesos. A menudo saben mejor qué podría salir mal y cómo evitar esas situaciones.

Solicitudes de Acciones Correctivas (CAR)

Las acciones correctivas generalmente se crean cuando hay un problema importante que causa un riesgo para la organización. Debido a esta importancia, los CFT deben formarse para identificar y refinar una declaración de problema, usar herramientas de causa raíz para llegar al corazón de la causa y luego formular acciones correctivas para eliminar, cuando sea posible, o reducir drásticamente la probabilidad de que vuelva a ocurrir. En este caso, el CFT debe incluir un facilitador con buena experiencia en la causa raíz. ¡Esto es crítico! De esa manera, los expertos de cualquier área funcional que puedan tener ideas sobre una causa raíz pueden contribuir a las acciones correctivas cuando sea posible.

Auditorías

Hay dos situaciones en las que las personas con experiencia multifuncional pueden ayudar a que las auditorías sean más eficaces:

• Auditorías de amplio alcance: Cuando el alcance de una auditoría es amplio, un equipo de auditores con experiencia en ciertas disciplinas (por ejemplo, finanzas, ingeniería, seguridad, etc.) puede auditar de manera más efectiva aquellas áreas que finalmente conducen a mejoras efectivas.

• Auditorías de proceso por capas (LPA): Es ciertamente discutible que las LPA sean realizadas por un CFT. No obstante, son multifuncionales en el sentido de que las personas que llevan a cabo las diferentes capas de la auditoría generalmente representan diferentes perspectivas o áreas funcionales. Esto puede conducir a una revisión más completa de la organización que conduzca a más mejoras.

Mejora continua

Los proyectos de mejora continua (CI) encajan perfectamente con los CFT. Si bien hay muchas herramientas que se pueden usar para la mejora continua (por ejemplo, Kaizen, planear, hacer, verificar, actuar (PDCA), definir, medir, analizar, mejorar y controlar (DMAIC), etc.), el equipo que utiliza esas herramientas es tan importante como las herramientas mismas. Comienza con un ejercicio de reflexión en el que el equipo identifica qué podrían haber hecho mejor en un proceso que probablemente necesitarían repetir en el futuro. En ese primer paso, solo las diferentes perspectivas de los miembros del equipo identificarán grandes ideas de mejora. Una vez que se identifican esas ideas, el equipo puede priorizarlas y comenzar la mejora continua utilizando una herramienta preferida . Luego pueden utilizar esas perspectivas a lo largo del proceso de CI.

Innovación

La innovación a menudo proviene de una simple observación sobre la que nadie más tuvo o no actuó. Una de las ventajas de un CFT es el poder de muchas mentes que piensan y observan juntas, lo que permite que cada pensamiento se base en otro. Los CFT no son la panacea para la innovación, pero ciertamente pueden aumentar la probabilidad de innovación.

Al combinar el concepto de propiedad extrema, que discutí en mi blog anterior, con el uso de equipos multifuncionales, tenemos dos de los pilares en el camino hacia una cultura de calidad. Mientras tanto, lo invitamos a descargar y compartir nuestra infografía “7 claves para construir una cultura de la calidad” a continuación.

7 claves para construir una cultura de calidad