¿Cuál es la definición de planificación de recursos empresariales (ERP)?
ERP significa Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, y se refiere al software y los sistemas utilizados para planificar y administrar todos los procesos clave de la cadena de suministro, la manufactura, los servicios, las finanzas y otros procesos de una organización. Este software se puede utilizar para automatizar y simplificar actividades individuales en una empresa u organización, como son la contabilidad y las adquisiciones, la gestión de proyectos, de relaciones con clientes, de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro.
Las aplicaciones ERP individuales pueden ofrecer software como servicio (SaaS); mientras que un conjunto completo de aplicaciones ERP forma un sistema que se puede utilizar para comunicarse de manera efectiva e integrar procesos comerciales, permitiendo el flujo de datos entre las aplicaciones; generalmente mediante las bases de datos ya sea en sitio/on-premise, o en la nube.
Un ERP es un sistema de software que permite tener un mejor rendimiento y gestión de proyectos, y ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre de la salud financiera y los procesos de una organización
¿Qué es un sistema ERP?
Las aplicaciones de ERP individuales pueden ofrecer software como servicio (SaaS), mientras que un conjunto completo de aplicaciones de ERP forma un sistema de ERP que se puede usar para comunicarse de manera efectiva y reunir procesos comerciales para permitir un flujo de datos entre las aplicaciones, generalmente a través de bases de datos comunes, ya sea on-site/on-premise o en la nube.
Los ERP conectan todos los aspectos de una empresa. Un sistema de software ERP permite un mejor rendimiento y gestión de proyectos que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre la salud y los procesos financieros de una organización.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
El objetivo principal del sistema ERP es aumentar la eficiencia organizacional de una empresa al administrar y mejorar la utilización de sus recursos. También optimiza y / o reduce la cantidad de recursos necesarios sin sacrificar la calidad y el rendimiento, que son claves para impactar positivamente el crecimiento y la rentabilidad del negocio.
Los sistemas ERP generalmente cubren todos los aspectos de las operaciones de negocio y por lo general proveen:
- Un sistema integrado
- Una base de datos común
- Operación en tiempo real
- Soporte para todas las aplicaciones / componentes
- Interfaz de usuario común en aplicaciones / componentes
- Implementación On-Premise, hosteada en la nube o SaaS
El software ERP tiene la capacidad de recopilar y comparar métricas entre departamentos y proporcionar una serie de reportes distintos basados en roles o en las preferencias específicas del usuario. Los datos recopilados agilizan la búsqueda de información sobre los datos y ofrecen una completa visibilidad del rendimiento del negocio incluyendo reportes de utilización de recursos.
El ERP sincroniza los reportes y la automatización al reducir la necesidad de mantener y combinar manualmente bases de datos y hojas de cálculo separadas para poder generar reportes. Esta recopilación de datos e informes combinados ofrece información valiosa, como dónde se deben reducir los costos y cómo optimizar los procesos, proporcionando así los datos para la toma de decisiones en tiempo real.
Tipos de sistemas ERP y opciones de implementación
El software ERP se considera un tipo de "aplicación empresarial”, y se refiere a las aplicaciones diseñadas para satisfacer las necesidades de software de las organizaciones mejorando asimismo, el rendimiento de los negocios. Actualmente, existen muchos sistemas ERP disponibles que varían mucho según el tamaño, función y necesidades de una empresa. Los diferentes sistemas ERP generalmente se diferencian por sus opciones de implementación e incluyen ERP en la nube, ERP On-Premise y ERP híbrido (algunos sistemas en la nube y otros On-Premise).
Cada solución ERP a menudo se adapta para soportar diferentes aspectos de un negocio, cumplir con los requisitos comerciales de la organización y pudiera tener diferentes métodos de implementación.
ERP para grandes empresas versus ERP para empresas pequeñas
En el pasado, el "ERP para las grandes empresas" se diseñaba para corporaciones que a menudo implementaban soluciones ERP en sitio / On-Premise y contaban con una gran cantidad de recursos dedicados de TI y de soporte para analizar, personalizar, actualizar e implementar sus soluciones de software.
La frase "ERP para pequeñas empresas" o "ERP para PYMES (pequeñas y medianas empresas)”, por lo general se refería a los sistemas de software ERP con aplicaciones de gestión empresarial que se desarrollan para satisfacer las necesidades específicas de empresas medianas y pequeñas.
Hoy en día, estas frases ya casi no se utilizan debido a que el factor fundamental ya no es el tamaño de la empresa, sino determinar si el sistema ERP cubre efectivamente los requisitos comerciales actuales y futuros, sin importar el tamaño de la organización. Es imperativo que los negocios consideren y seleccionen sistemas ERP, eliminen la necesidad de personalizaciones costosas, se adapten al rápido ritmo de cambio comercial, a las tecnologías futuras y cumplan con otros requisitos específicos identificados.
Tipos de sistemas ERP: Cloud vs On-Premise vs Híbrido
Hay tres tipos principales de sistemas ERP que funcionan con diferentes modelos de implementación. Los tipos más comunes de sistemas ERP incluyen el ERP en la nube, ERP On-Premise y ERP híbrido.
- Software ERP On-Premise se implementa y mantiene en sitio, esto es, en el espacio físico en las instalaciones de una organización; se aloja en las propias computadoras y servidores de la compañía para un control completo, soporte y propiedad de todo el sistema una vez implementado.
- Software ERP en la nube es una solución basada en web; se le conoce como Software as a Service (SaaS), donde una organización accede y almacena datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, generalmente mediante la compra de una suscripción. El proveedor del software ofrece soporte continuo, actualizaciones, capacitación y personalizaciones flexibles.
- Software ERP “híbrido” se refiere a una implementación combinada de soluciones de sistema ERP basadas en la nube y On-Premise. La combinación de servicios de alojamiento e implementación varía dependiendo del proveedor. Estos modelos dan a los usuarios la flexibilidad de migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente.
Los diferentes proveedores de ERP ofrecen las diferentes opciones en sus modelos de implementación. Las combinación, a menudo conocida como “implementación híbrida", puede ofrecer una combinación de servicios de alojamiento e implementación en sitio. Estos modelos dan a los usuarios la flexibilidad de migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente.
¿Para qué se utiliza el ERP en las industrias?
El software ERP se puede utilizar en cualquier industria para ayudar a una empresa a ser más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación efectiva que puede administrar la información entre los departamentos internos y externos; ayuda con las actividades diarias para gestionar proyectos, rastrea el cumplimiento de las pautas y maneja las complejidades del día a día que requiere el correcto funcionamiento de una empresa.
Debido a las raíces del ERP en manufactura, existen sólidos Sistemas ERP Específicos que se adaptan a las diversas industrias manufactureras. Los sistemas de software ERP son muy diversos y son elementos cruciales en muchas industrias, que incluyen sin limitarse a:
- Manufactura
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Maquinaria Industrial y Componentes
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Construcción y Mejoras en el Hogar
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Electrónica y Tecnologia
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Automotriz
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Aeroespacial y Defensa
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Salud, Farma y Ciencias de la Vida
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Agronegocios, Granja y Agricultura
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Alimentos y Bebidas
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Salud y Hospitalidad
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Ropa, Bienes de Consumo y Retail
Con el tiempo, los sistemas ERP han crecido para incluir soporte a otras aplicaciones y "módulos ERP" que apoyan la función comercial diaria. En muchos sistemas ERP, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos ERP, incluyendo, entre otros:
- Contabilidad Financiera
- Contabilidad de Gestión
- Recursos Humanos
- Manufactura
- Otros Procesamientos
- Gestión de la Cadena de Suministro
- Gestión de Proyectos
- Gestión de la Relación con Clientes (CRM)
- Servicios de Datos
Breve historia del ERP
Gartner Group utilizó el término "ERP" por primera vez en la década de los noventas. Sin embargo, los sistemas de planificación de recursos empresariales se han utilizado en la industria manufacturera por más de 100 años, y continúan evolucionando a medida que las necesidades de la industria cambian y crecen.
Historia del ERP / Cronología:
- 1913: Un ingeniero de nombre Ford Whitman Harris desarrolló el modelo “Economic Order Quantity”o “Cantidad de Orden Económica” (EOQ), un sistema de manufactura en papel para la administración de la producción.
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1964: El fabricante de herramientas, Black and Decker, adoptó la primera solución “Material Requirements Planning” o “Planificación de Requisitos de Materiales” (MRP) que combinaba EOQ con una computadora mainframe.
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1970s-1980s: Las tecnologías de la información evolucionaron y el software conceptual pudo gestionar las actividades comerciales más allá de solo la manufactura, incluyendo finanzas, los datos de recursos humanos y la administración de la relación con clientes (CRM).
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1983: MRP II se desarrolló y contó con "módulos" y componentes centrales, así como tareas de manufactura, todos integrados en un sistema común de datos compartidos.
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1990s-2000s: Gartner Group acuñó el término "ERP" para diferenciarlo de los sistemas MRP. Los sistemas ERP se expandieron para abarcar la inteligencia empresarial, y controlar otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), del marketing y el comercio electrónico.
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2000-2005: Las soluciones de software ERP en la nube debutan cuando los fabricantes de ERP desarrollan productos "habilitados para Internet", proveyendo una alternativa a los modelos tradicionales On-Premise / cliente-servidor en las instalaciones.
- Hoy en día: Software-as-a-Service (SaaS) y Anything-as-a-Service (XaaS) ofrecen nuevos modelos de entrega del ERP. El acceso remoto basado en web a las soluciones ERP en la nube, proporciona soluciones móviles, seguridad e integración de los cambios en las industrias y las tecnologías inteligentes; incluyendo la integración con el Internet de las Cosas (IoT), el Internet de Todo (IoE), e incluso con las redes sociales, entregando así servicios y soluciones integrales para cada industria.
¿Qué industrias pueden utilizar un ERP?
El software ERP se puede utilizar en cualquier industria para ayudar a una empresa a ser más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación eficaz que puede administrar la información entre los departamentos internos y externos, ayudar con las actividades diarias para administrar proyectos, realizar un seguimiento del cumplimiento de las pautas y manejar las complejidades diarias que conlleva el funcionamiento de una empresa.
Existen sólidos sistemas ERP específicos que se adaptan a las diversas industrias de manufactura. Los sistemas de software ERP son muy diversos y son partes clave de muchas industrias, incluidas, entre otras, las siguientes:
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Manufactura
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Maquinaria Industrial y Componentes
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Construcción y Mejoramiento del Hogar
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Electronica y tecnologia
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Automotriz
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Aeroespacial y Defensa
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Ciencias de la salud, farmacéuticas y de la vida
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Agronegocios, Ganadería y Agricultura
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Alimentos y bebidas
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Sanidad y Hostelería
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Ropa, Bienes de Consumo y Venta Minorista
Con el tiempo, los sistemas ERP han crecido para incluir soporte para otras aplicaciones y "módulos ERP" que respaldan la función comercial diaria. En muchos sistemas ERP, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos ERP, que incluyen, entre otros,:
- Contabilidad financiera
- Contabilidad de Gestión
- Recursos humanos
- Manufactura
- Procesamiento de órdenes
- Gestión de la cadena de suministro
- Gestión de proyectos
- Gestión de la relación con el cliente (CRM)
- Servicios de datos
- Gestión del inventario
- Gestion de almacenes
¿Cuándo es que su empresa necesita un ERP?
El desarrollo empresarial a menudo se centra en objetivos que coinciden con el crecimiento a corto y largo plazo de una empresa, así como con el análisis de posibles desafíos comerciales. Analizar regularmente los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar un sistema ERP.
Se considera la integración de una solución ERP cuando los sistemas y procesos comerciales existentes fallan y:
- Ya no funcionan o funcionan ineficientemente (estrangulamiento / cuello de botella)
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Ya no apoyan el crecimiento de la empresa.
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No se cumple con los requisitos de seguridad actuales para mitigar el riesgo
Identificar los procesos dañados es importante para lograr el progreso y encontrar áreas de mejora en la empresa. A continuación algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no respalda el crecimiento de la compañía:
- Usan / confían en gran medida en bases de datos / hojas de cálculo / programas independientes que requieren procesos manuales para la gestión de datos y no se sincronizan regularmente.
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La información y el análisis son difíciles de acceder y / o están desactualizados.
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Los procesos diarios , como la contabilidad en papel, los informes financieros, etcetera, dificultan o requieren mucho tiempo.
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Las ventas y la experiencia del cliente sufren debido a datos inexactos o incompletos causando mala reputación de los servicios y falta de confiabilidad.
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Los procesos de TI son ineficientes / complejos / complicados. Los sistemas existentes tienen poca escalabilidad, son soluciones heredadas de sistemas fragmentados.
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El tiempo de TI se dedica a reparar / parchar sistemas heredados para tratar de mantenerlos al día con el crecimiento.
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No soporta tecnologías nuevas y avanzadas como IoT, inteligencia artificial, etc.
Una vez que se identifican los procesos dañados, las empresas pueden dar los siguientes pasos para superar estos desafíos comerciales y apoyar el crecimiento empresarial.
¿Cómo puede el ERP ayudar a mejorar y crecer un negocio?
Los sistemas ERP se utilizan para ayudar a las empresas de todos tamaños, desde las pequeñas hasta las más grandes, a superar los desafíos comerciales. Es posible que las primeras prácticas comerciales ya no sigan el ritmo de la creciente demanda y requieran herramientas administrativas más eficientes; como es el ERP, para gestionar de manera efectiva los sistemas y recursos de una organización.
Los sistemas de software ERP proporcionan muchos beneficios para la salud y el crecimiento de un negocio.
Los beneficios y el valor de negocio del ERP
- Ahorro de costos y eficiencia del ROI mejorados: Mayor productividad y eficiencia como resultado de la integración y automatización que se logra con el software ERP.
- Mejora la retroalimentación empresarial: Mejora la toma de decisiones con una única fuente de datos alimentada con la verdad y en tiempo real.
- Gestiona el cumplimiento normativo: Gestiona y supervisa el cumplimiento de las normas reguladoras, e incluso configura alertas por incumplimiento.
- Mitiga y reduce el riesgo: Automatiza las operaciones comerciales esenciales, las tareas manuales y los reportes. Reduce los errores humanos liberando tiempo de los empleados y recursos.
- Mejora la colaboración: Rompe las barreras de comunicación con una colaboración y coordinación eficientes mejorando la eficiencia del trabajo.
Mejore la confiabilidad de la cadena de suministro y la red de distribución. Usar el MRP basado en la demanda pronostica la oferta y la demanda, y lo prepara para fluir con los pedidos y la cadena de suministro. - Escalabilidad: La infraestructura consistente para operaciones optimizadas puede crecer a medida que crece su negocio.
- Optimize la gestión de clientes y socios de negocio: servicio, gestión de relaciones con los clientes, así como de socios y proveedores con retroalimentación desde información compartida y sin interrupciones.
Cómo seleccionar un sistema ERP
Elegir e implementar un sistema ERP puede ser un reto con muchas opciones de soluciones de software a elegir. Al seleccionar un sistema ERP, es importante que el software satisfaga las necesidades y los objetivos de su empresa al tiempo que cuenta con el soporte requerido para implementar el ERP.
Compartimos una lista de verificación rápida para ayudarle a revisar la primera comparación de sistemas ERP; y que ayuda a reducir sus opciones.
Lista de verificación para seleccionar un ERP
¿El software / proveedor de ERP que se está considerando:
- ¿Cumple con los requisitos de su sistema?
- ¿Cumple / se alinea con los objetivos de la empresa?
- ¿Integra / es compatible con sistemas existentes?
- ¿Tiene una red / disponibilidad de socios para soporte local?
- ¿Ofrece opciones de capacitación / soporte?
- ¿Tiene referencias y recomendaciones de clientes?
- ¿Mejora y desarrolla continuamente para utilizar nuevas tecnologías y adaptarse a los desafíos?
Una vez que las opciones de ERP se han reducido a soluciones que son las más compatibles con sus sistemas y objetivos de negocio; pudiera ser útil revisar los beneficios y las características de dichos sistemas con los tomadores de decisiones clave en la organización. Tener el conocimiento y el apoyo de estos tomadores de decisiones puede impulsar la adopción y el apoyo de una implementación ERP en toda la organización.
¿Qué significa la implementación de un ERP?
El proceso de transición a un nuevo sistema ERP varía según el proyecto y requiere planificación y elaboración de estrategias para adaptarse mejor a las necesidades de su empresa. Elegir la estrategia de implementación de ERP correcta es clave para tener éxito con su nuevo sistema. La implementación es una parte importante de cualquier proyecto ERP. El tiempo y la inversión financiera involucrados dependen de varios factores, incluido el modelo de implementación, la complejidad del sistema, la estrategia, el tamaño de la empresa y los recursos dedicados al proyecto. Si se hace mal, un proyecto de implementación puede consumir recursos valiosos. Si se hace bien, una integración de ERP puede preparar a su empresa para un nuevo y emocionante nivel de éxito. Obtenga más información sobre los pasos de una implementación exitosa de ERP a continuación.
¿Cuáles son los pasos de implementación de ERP?
En cada paso del proceso de integración del sistema ERP escalable de QAD, los equipos deben revisar todos los hitos, entregables y compromisos e informar sobre el progreso. Nuestra estrategia, denominada Incorporación Efectiva (EOB), hace que la implementación del sistema ERP sea rápida y sencilla. Esta estrategia EOB incluye los siguientes pasos.
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Plan
Durante la fase de planificación, involucramos a grupos de las partes interesadas y formamos el equipo del proyecto, que redactará un plan con hitos, entregables, así como recursos de proveedores, clientes y socios. Las estructuras de gobierno como el Comité Directivo y los procesos relevantes en torno al control de cambios, el riesgo y la gestión de problemas también se acuerdan y establecen durante esta etapa.
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Diseño
A continuación, llevamos a cabo talleres de procesos comerciales utilizando mapas de procesos integrados diseñados en torno a las principales prácticas recomendadas de la industria manufacturera. Durante este tiempo, revisamos qué tan de cerca la empresa del cliente sigue estos procesos estándar de la industria y llenamos los vacíos necesarios, lo que puede implicar configuraciones de procesos alternativos o extensiones de diseño.
También reunimos los requisitos específicos del cliente para los servicios subsidiarios, como interfaz, EDI, facturación electrónica, etc. y completamos el trabajo técnico para incluir esos servicios subsidiarios.
Al final de estos talleres, tenemos un alcance funcional acordado a nivel de paso de proceso e instrucción de trabajo. Luego configuramos nuestro software con esos pasos de proceso y modificamos las instrucciones de trabajo detalladas en consecuencia para cumplir con los requisitos específicos del cliente. También se realizan talleres de dominio y datos para identificar estructuras de datos, problemas de limpieza y migración. Los datos estáticos también se cargan en el sistema.
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Prueba
QAD lleva a cabo dos pruebas piloto de sala de conferencias (CRP), así como pruebas de aceptación del usuario (UAT). En cada paso de la prueba, los errores se abordan y deberían disminuir con cada prueba. El primer conjunto de CRP generalmente toma de tres a cuatro semanas, y se necesita menos tiempo en cada ronda.
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Despliegue
Una vez que se completa la UAT, el equipo planifica el corte de datos y la puesta en marcha. Elaboramos un plan detallado sobre cuándo detener el sistema anterior y comenzar el nuevo para minimizar cualquier interrupción. Durante la puesta en marcha, instituimos un período de atención y soporte al cliente altamente enfocado. Una vez que finaliza este período de hipercuidado y el sistema se entrega por completo al cliente, llevamos a cabo una extensa revisión posterior al proyecto para garantizar que los beneficios para el cliente se hayan obtenido.
¿Qué son las estrategias de implementación de ERP?
Existen múltiples estrategias para una implementación exitosa del sistema ERP, cada una con ventajas y desventajas. Estas son algunas de las estrategias más comunes a considerar.
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Método de un solo paso
Al utilizar el método de un solo paso, todos los usuarios pasan al nuevo sistema a la vez. Los beneficios del ERP ocurren más rápidamente, pero existe un mayor riesgo de errores que pueden ser más difíciles de solucionar más adelante en el proceso.
Con la estrategia de implementación de ERP de un solo paso, puede cosechar rápidamente sus beneficios, como una mayor productividad, mejores conocimientos y menores costos operativos. Esta estrategia de implementación de ERP es ideal para usuarios que tienen restricciones de tiempo estrictas y necesitan completar la configuración, las pruebas y la capacitación antes de la fecha de lanzamiento proyectada.
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Lanzamiento por fases
En una implementación por fases, la implementación de características, herramientas y componentes se lleva a cabo durante un período de semanas a meses. Este enfoque más mesurado permite que los problemas técnicos se detecten y aborden con mayor facilidad, pero lleva más tiempo ver los beneficios del ERP y puede haber costos adicionales para mantener dos sistemas al mismo tiempo.
Los lanzamientos por fases son un método de implementación de ERP seguro y efectivo. Los lanzamientos por etapas dan a las organizaciones más tiempo para aprender primero las funciones principales y expandirse a partir de ahí. Esta opción de implementación de ERP ayuda a brindar tranquilidad a las organizaciones a medida que solucionan cualquier problema y se alejan de sus sistemas anteriores.
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Implementación paralela
Una implementación paralela implica el uso de un sistema heredado en paralelo con el nuevo sistema durante un tiempo prolongado. Las implementaciones paralelas suelen ser la forma menos riesgosa de implementar un sistema ERP porque permite a los usuarios volver a un sistema heredado en caso de obstáculos. Este método de implementación garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a funciones vitales, independientemente de los problemas que surjan.
Si bien el riesgo es menor dado que el sistema heredado todavía está en funcionamiento como respaldo, puede ser un enfoque costoso y lento para ejecutar dos sistemas.
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Enfoque híbrido
Este enfoque se basa en todo lo anterior. Una empresa puede optar por realizar una implementación de un solo paso de un módulo del sistema, pero realizar un enfoque más gradual o paralelo con otros módulos más complejos o de alto riesgo. Este enfoque de implementación de ERP permite a las organizaciones ahorrar tiempo y dinero en la transición de ciertas funciones mientras protege los módulos vitales que pueden requerir una solución de problemas adicional.
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Compromiso
En este paso, nos reunimos con el cliente para comprender los requisitos, definir el alcance del trabajo, establecer expectativas e identificar tiempos, costos y recursos. Luego nos comprometemos con una declaración de trabajo firmada que actúa como la base del proyecto.