Lleve el producto adecuado al lugar adecuado en el momento adecuado y en la cantidad adecuada. Éste es el mantra de las empresas de bienes de consumo empaquetados (CPG). Suena bastante simple, pero en el mundo actual de innumerables disrupciones no es una tarea fácil. La mayoría de los fabricantes intentan planificar esto definiendo su red de cadena de suministro, especialmente las empresas de CPG. Esta es típicamente una función de planificación estratégica en la que una vez al año se realiza un análisis costoso y que consume tiempo de toda la cadena de suministro conectada para elegir la ruta más efectiva en términos de costos para adquirir materiales y enviar productos terminados.
Un plan estratégico establecido determina toda la red de la cadena de suministro y se considera que es la hoja de ruta que seguirá la empresa para entregar los productos a los clientes. La organización primero extrapola el pronóstico de ventas a largo plazo a través de todas las posibilidades de la red. La hoja de ruta comienza con el punto de venta del cliente y se abre paso a través de la red de distribución y después de la red de producción, calculando los requisitos básicos de materiales. Se elige la mejor red de proveedores para proporcionar los ingredientes junto con los materiales de empaque y otros suministros necesarios. Esto se hace típicamente mediante un sistema experto y consume tiempo, pero establece un plan inicial. Una vez que se completa esto, todas las asignaciones se ingresan en el ERP por número de pieza, número de SKU o número de material. Cuando se calcula la MRP, se generan los pedidos de los clientes o se procesan los avisos de envío anticipados (ASN) para la distribución, y la configuración de la red del plan estratégico se utiliza para determinar los puntos de producción y envío.
En su mayor parte, esto funciona. Sin embargo, en el mundo actual, ésta ya no es realmente la respuesta, al menos a nivel táctico o de ejecución. Las disrupciones son la norma. Y sí, estamos hablando de grandes disrupciones como pandemias de salud, eventos climáticos y crisis geopolíticas. Los fabricantes necesitan la capacidad de cambiar sus estructuras de red preferidas en un instante, y no pueden estar codificadas de manera predefinida en sus sistemas maestros. Los sistemas de ERP deben tener la flexibilidad para poder aceptar asignaciones de red alternativas instantáneamente y sobre la marcha para mantener el flujo de la empresa.
Ejemplo destacado: el COVID-19 provocó pánico en la compra y el acaparamiento de muchos alimentos, bebidas y productos de consumo cotidianos que la mayoría de la gente compraba durante su viaje semanal o quincenal al mercado. El suministro de productos del fabricante al minorista se había mantenido estable, al igual que las compras de los consumidores. El papel higiénico, los alimentos no perecederos, la comida congelada y otros productos de cuidado personal parecían siempre disponibles. Después, la pandemia impactó y los productos en los que la mayoría de la gente realmente no piensa desaparecieron. Los fabricantes tuvieron que esforzarse para intentar que estos productos pasaran a través de la red y regresaran a las ubicaciones de los clientes para que más personas pudieran obtenerlos con la misma rapidez. El pánico se apoderó no solo del consumidor, sino también del minorista, el fabricante y el proveedor del fabricante de materiales para fabricar los productos.
Cuando el COVID-19 impactó al mundo con más fuerza, la red de la cadena de suministro "linda y ordenada" creada por el plan estratégico colapsó. Los fabricantes no podían obtener los ingredientes y los suministros lo suficientemente rápido, por lo que tuvieron que encontrar proveedores alternativos rápidamente. No tenían suficiente capacidad en las plantas de manufactura y tuvieron que encontrar coempacadores para que les ayudaran a tener hecho el producto lo suficientemente rápido. Cuando finalmente tuvieron productos terminados para enviar, las configuraciones de red normales no entregaron los productos al consumidor para satisfacer sus exigencias lo suficientemente rápido. Por lo tanto, los fabricantes intentaron hacer los envíos directamente a los almacenes de los minoristas o, en muchos casos, directamente a las tiendas minoristas. Esto obligó a muchos a adoptar una filosofía de entrega de emergencia directa a la tienda. Lo que encontraron, sin embargo, fue una pesadilla.
Se presentaron dos escenarios. Primero, sus decisiones estratégicas no podían desviarse porque su anticuado sistema de ERP no aceptaría un cambio temporal. Esto impidió que los camiones salieran de las fábricas incluso cuando tenían productos para enviar. Tuvieron que esperar a que se anularan los sistemas para permitir el movimiento de productos. Esta fue una falla total de la sincronización entre las cadenas de suministro físicas y digitales. El segundo problema fue que estas empresas están tan acostumbradas a tomar decisiones de abastecimiento sobre una base estratégica y a operar con estrategias codificadas de manera predefinida, que ante el impacto de una disrupción no están preparadas para cambiar de velocidad rápidamente. Las opciones secundarias y adicionales no están disponibles fácilmente, y como resultado se presentaron algunos problemas muy serios. El producto no se entregó, los minoristas se fueron a otra parte para satisfacer las necesidades de sus clientes y los costos se dispararon. Todo debido a la falta de flexibilidad.
Entonces, ¿cómo se puede evitar esta situación la próxima vez que ocurra una disrupción? Comienza con dos soluciones.
La primera solución es implementar un proceso flexible de planificación de ventas y operaciones (S&OP). La función principal de un S&OP es analizar los escenarios empresariales y las disrupciones potenciales antes de que se presenten, si es posible, y rápidamente cuando se presentan. Las herramientas de modelado de red son muy buenas para una configuración inicial del plan, pero no cuando ocurre un desastre. S&OP es un proceso fluido que gestiona y establece operaciones para manejar riesgos y planes alternativos para tomar medidas cuando una disrupción obliga a una empresa a desviarse del plan original. El proceso de S&OP es una práctica empresarial, una mentalidad que se utiliza junto con las herramientas y tecnologías de planificación experta de la demanda y cadena de suministro para analizar rápidamente las deficiencias en el proceso y ayudar a que la empresa vuelva a la normalidad. Este es un proceso continuo que analiza constantemente cualquier cambio en el mercado, retrasos internos de la empresa y retrasos en el suministro. También permite una transición rápida en caso de que ocurra una situación drástica.
La segunda solución tiene una estrategia un poco más a largo plazo, y es tener instalado un sistema de ERP adaptable que permita cambios rápidos en la configuración de la red y las ubicaciones principales para la manufactura y la distribución. En un mundo donde el cambio es la norma, su sistema de ERP debería poder cambiar sin tener un equipo de científicos de la computación en espera para cambiar el código. El mapeo de procesos empresariales integrado en el ERP adaptable va de la mano con esta solución, y funcionará en conjunto con el plan de S&OP y ayudará con la ejecución de procesos a través de toda la organización y la cadena de suministro.
La gestión de una organización manufacturera puede ser complicada e incluso desafiante para algunos. No se vuelve más fácil a medida que las disrupciones se vuelven más frecuentes y se presentan de formas que el mundo nunca ha visto. Hay muchas etapas para abordar estos desafíos, pero la tormenta se puede capear. La flexibilidad es fundamental y la capacidad de cambiar de planes instantáneamente es una necesidad para que una empresa tenga éxito. Tener listo un plan estratégico es una necesidad empresarial que necesita estar lista como un plan de acción para la empresa. Los ganadores son aquéllos que tienen los procesos y las herramientas para ajustar el plan durante la etapa de ejecución altamente crítica.
Por Stephen Dombroski
