De Robin Riordan (Robin Riordan, Author at QAD Blog) - 11 de mayo de 2021
Los clientes a menudo nos preguntan cómo es una implementación típica de la planificación de recursos empresariales (ERP). La verdad es que todas las implementaciones de ERP varían en cuanto a los detalles de su alcance, pero todas siguen un proceso de ciclo de vida que comienza con la participación de proveedores de soluciones, socios de entrega y equipos internos de negocios y TI. La selección del software de ERP adecuado para su negocio es una decisión importante que requiere una investigación amplia y profunda para saber cuál es el mejor para usted. La funcionalidad de un software de ERP es casi un hecho. Igual de importante, si no más, es lo fácil que es implementarlo y la rapidez con la que puede usted reaccionar a los factores comerciales disruptivos y cambiar para enfrentarlos. Al igual que con cualquier proyecto importante, la definición estratégica, y la preparación y la planeación adecuadas son fundamentales.
Aquí ya describimos, en general, el proceso escalable de QAD para la implementación del ERP. En cada paso, los equipos revisan todos los hitos, los entregables y los compromisos. Reportan el progreso y señalan cualquier desafío o problema. QAD creó una estrategia llamada Effective On Boarding (EOB) (effective-on-boarding.pdf (qad.com)) que hace que la implementación sea lo más rápida y eficaz posible.
EOB abarca una metodología combinada, herramientas de implementación acelerada y procesos e instrucciones de trabajo estándares predefinidos de la industria que permiten una transformación digital ágil y efectiva para nuestros clientes. Tenemos un enfoque de implementación prescriptiva y de actualización rápida para clientes más pequeños y de menor complejidad, y un enfoque adaptado y escalable para nuestros clientes más grandes y complejos.
Durante el primer paso de la interacción del cliente (con consultores comerciales y ventas), QAD ya está estableciendo expectativas, entendiendo los requerimientos del cliente, definiendo un alcance de trabajo e identificando tiempos, costos y recursos. Luego, los equipos se comprometen con una declaración de trabajo firmada que forma el fundamento del proyecto o programa.
A continuación, viene la movilización y puesta en marcha del proyecto/programa. Implica planificar, involucrar a los grupos de interesados y formar el equipo del proyecto. El equipo elabora un plan inicial con hitos y entregables, e identifica los recursos de proveedores, clientes y socios (consulte el ecosistema de socios (Partners - Solutions, Technology, Channel, Consulting | QAD) de QAD).
También se acuerdan y configuran durante esta etapa las estructuras de gobierno como el Comité Directivo y los procesos correspondientes en torno al control de cambios y la gestión de riesgos y problemas.
A continuación, QAD realiza talleres de procesos empresariales. QAD Adaptive ERP tiene mapas de procesos integrados adaptados a las mejores prácticas industriales (Industry Best Practices - Manufacturing Best Practices | QAD) para las principales industrias manufactureras; por ejemplo, dispositivos médicos, automotriz, alimentos y bebidas, productos empaquetados, etc. Estos procesos también contienen instrucciones de trabajo detalladas y personalizadas de acuerdo con el paso del proceso.
A lo largo de los talleres de procesos comerciales, revisamos qué tan de cerca sigue la empresa del cliente estos procesos estándares de la industria. En algunos casos, las empresas pueden tener procesos que son diferentes de los estándares de la industria o simplemente les pueden faltar algunos. QAD puede llenar esos vacíos, lo que implica configuraciones de proceso alternativas o diseño de ampliaciones.
QAD también recopila requerimientos específicos del cliente para cualquier servicio auxiliar como diseño de interfaz, intercambio electrónico de datos (EDI), facturación electrónica, etc. Completamos el trabajo técnico para incluir esos servicios auxiliares.
Al final de los talleres de procesos empresariales, tenemos un alcance funcional acordado en el nivel de paso del proceso e instrucción de trabajo. Luego configuramos nuestro software con esos pasos del proceso y modificamos las instrucciones de trabajo detalladas en consecuencia, para cumplir los requerimientos específicos de cada cliente.
También se llevan a cabo talleres de dominios y datos para identificar estructuras de datos, y problemas de limpieza y migración. También se cargan en el sistema los datos estáticos.
QAD lleva a cabo dos pilotos de salas de conferencias (CRP):
Probamos todo el sistema y ejecutamos el proceso de prueba con los equipos funcionales del cliente. Los pilotos de salas de conferencias (CRP) son un proceso de identificación y resolución de errores. QAD realiza un recorrido completo de cada proceso para registrar cualquier cosa que no funcione, redacta una resolución y se compromete con una fecha límite de resolución. El primer conjunto de CRP generalmente tarda alrededor de tres o cuatro semanas.
Tras las resoluciones de la primera serie de CRP, los equipos se reúnen para el mismo proceso de error y resolución; esperamos muchos menos errores en este paso. QAD identifica si alguna ampliación necesita un ajuste en esta etapa. Según la experiencia de QAD, hemos descubierto que es en este punto que algunas empresas están reconsiderando cómo se alinean sus operaciones con QAD Adaptive ERP y pueden realizar cambios operativos. El equipo continúa respondiendo a cualquier problema que surja de los CRP.
Luego vienen las pruebas de aceptación de los usuarios (UAT) que conducen a la transferencia de datos y la puesta en funcionamiento. Las pruebas de aceptación de los usuarios incluyen a los usuarios y los operadores reales, además de los defensores funcionales. Durante las UAT, la lista de problemas potenciales debe ser relativamente pequeña y manejable. El equipo resuelve problemas en el ciclo de UAT para no tener problemas críticos o importantes pendientes al final del ciclo. De acuerdo con nuestra experiencia, al final de las UAT, el equipo puede tener algunos problemas menores que resolver, por ejemplo, que afectan los diseños de pantallas, que no afectan el calendario de puesta en funcionamiento. Salir de las UAT lleva a una decisión de continuar o no.
Luego de llevar a cabo las UAT, el equipo planea la transferencia de datos y la puesta en funcionamiento. QAD elabora un plan detallado sobre cuándo detener el sistema antiguo (preferiblemente un viernes) e iniciar el nuevo sistema (preferiblemente un lunes), con un breve periodo de tiempo de inactividad durante el fin de semana, en el que los datos dinámicos se cortan y cargan (los datos estáticos ya se han movido y cargado varias veces antes de este paso).
En la puesta en funcionamiento, QAD instituye un periodo de atención y soporte al cliente altamente enfocado conocido como “hiperatención”. El equipo del proyecto está transfiriendo las operaciones de QAD Adaptive ERP al equipo de soporte y está trabajando para resolver cualquier problema. Dependiendo de la complejidad de la interacción, esto puede demorar entre una y cuatro semanas. En última instancia, los equipos quieren ofrecer una hiperatención completa y pasar a un estado estable de soporte regular, con el sistema completamente entregado al cliente.
Para programas globales con varias plantas, QAD crea un modelo central como parte del diseño del proceso empresarial y luego ejecuta los CRP. A continuación, lanzamos una prueba piloto en una planta grande, o en dos o tres plantas relacionadas más pequeñas y realizamos un análisis de “brechas operativas” para identificar cualquier requerimiento local crítico en comparación con el modelo central. Estas brechas, una vez acordadas, se configuran/extienden y se completa el ciclo de UAT piloto y de transferencia. Al piloto le sigue un programa de implementación en el que estos pasos se repiten en ciclos de plantas.
Una vez finalizado el periodo de hiperatención, QAD realiza una extensa revisión posterior al proyecto para identificar el aprendizaje obtenido, resaltar los éxitos del proyecto y cuantificar las metas alcanzadas. El equipo administra un registro amplio con el cliente para garantizar que se obtengan los beneficios empresariales.
La implementación del ERP realmente funciona mejor cuando los clientes y los proveedores de soluciones son abiertos y transparentes entre sí. Los equipos deben ver la implementación exitosa del ERP como un viaje y una asociación entre iguales. Al seguir los pasos del proceso de implementación de Effective On Boarding (effective-on-boarding.pdf (qad.com)) y QAD Adaptive ERP (Cloud ERP Software, System & Solutions | QAD), los clientes obtienen un modelo eficaz y escalable para la transformación digital.
Los servicios (Global ERP Consulting Services | QAD) de consultoría y transformación de QAD pueden guiar a nuestros clientes a través del proceso de implementación y proporcionar liderazgo intelectual en una transformación digital rápida, ágil y eficaz.
