13 de mayo de 2021 | Por Brent Dawkins
Los líderes de compras se han enfrentado durante mucho tiempo a complejidades cada vez mayores que incluyen un aumento de las expectativas de los clientes, mercados volátiles, la fluctuación de los precios de las materias primas, avances de la tecnología digital, consideraciones geopolíticas y otros desafíos. Sin embargo, no creo que ninguno de estos líderes haya previsto la disrupción empresarial que la pandemia provocaría en 2020, y que continuará provocando en muchas organizaciones en 2021.
Si bien muchas empresas no estaban adecuadamente preparadas para una disrupción generalizada de esta escala, es posible que algunas no hayan sentido hasta ahora todos los efectos de la crisis en su empresa, gracias a sus estrategias de gestión de proveedores. Cada vez más, estas estrategias aprovechan la tecnología digital para garantizar que las organizaciones de manufactura puedan responder rápidamente a la disrupción y maximizar el desempeño de los proveedores.
La transformación digital en el área de compras ha sido crucial para permitir a las empresas abordar la disrupción. Ofrece beneficios que incluyen un menor COGS, una mejor selección de proveedores, una mayor calidad de producto y una mayor colaboración con los proveedores.
El cambio acelerado ha causado mucha complejidad para los profesionales de compras al tomar decisiones encaminadas a crear relaciones más sólidas con los proveedores y trabajar de manera estrecha con IT para emplear las tecnologías digitales adecuadas. La buena noticia es que muchos fabricantes ya han logrado avances en sus esfuerzos digitales con los proveedores sin darse cuenta.
Tomando como ejemplo las actividades de abastecimiento y gestión de proveedores, los equipos de compras han logrado ciertos niveles de automatización y una mayor exactitud de los datos, pero aún luchan con una visibilidad integral debido a un enfoque descentralizado. A menudo, los compradores y planificadores dependen de procesos intensivos manualmente para identificar proveedores, seleccionar al proveedor adecuado y monitorear la actividad del proveedor.
En un mundo donde el éxito de los negocios de un fabricante depende en gran medida de su capacidad para capturar valor de proveedores externos, los equipos de compras deben automatizar y digitalizar su cadena de suministro entrante siempre que sea posible. Invertir en procesos conectados con los proveedores brinda información en tiempo real que ayuda a los usuarios a comprender mejor lo que realmente está sucediendo en toda la base de suministro, mientras reduce también los riesgos del suministro entrante. Esto proporciona un tiempo de conocimiento más corto y una respuesta rápida a las disrupciones del suministro mientras se controlan los costos de los productos, la calidad de los productos y los procesos de los proveedores.
Éstas también son algunas de las áreas exactas que aborda el ERP de manufactura: ayudar a los CPO y a los equipos de compras a responder rápidamente a los problemas de suministro, mejorar las decisiones de abastecimiento, impulsar la calidad de los proveedores y aprovechar la tecnología para mejorar las actividades integradas de los proveedores.
La siguiente sección aborda tres áreas a considerar para la transformación digital de las compras, y donde el ERP de manufactura juega un papel en forjar relaciones más sólidas con los proveedores:
Por definición, los procesos de abastecimiento manual son intensivos en trabajo y consumen tiempo. Probablemente también deberíamos agregar a la lista que son obsoletos. Demasiados profesionales de compras terminan gastando demasiado tiempo en identificar y seleccionar proveedores preferidos con procesos manuales que podrían automatizarse para una mayor eficiencia.
Todavía es común que los fabricantes gestionen las actividades de abastecimiento con una combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos, llamadas telefónicas y la memoria de los compradores para rastrear cientos de detalles de los proveedores. Los problemas resultantes de esta dependencia de los esfuerzos manuales incluyen una falta de control del proceso y conocimientos profundos de los proveedores que pasan por alto. Las oportunidades perdidas para los fabricantes incluyen la incapacidad de identificar a los mejores proveedores con el mejor precio general, monitorear con exactitud el desempeño de los proveedores y mejorar el desarrollo de proveedores que podrían agregar valor empresarial.
Al automatizar las actividades de abastecimiento, los fabricantes pueden seleccionar de manera eficiente y exacta el costo más bajo y la fuente óptima de suministro para las muchas materias primas, productos y servicios que compran. La automatización elimina las conjeturas y la dependencia excesiva de los recuerdos del comprador para evaluar y comparar costos, calidad, capacidad, servicios y otros factores importantes asociados con varios proveedores. Esto ayuda a garantizar que un proceso de abastecimiento estándar dé como resultado los contratos adecuados con los proveedores adecuados.
El análisis de gasto histórico sólo proporciona una visión parcial y pasada de la actividad de compras y proveedores de un fabricante. Esto se considera analítica descriptiva y ayuda a responder la pregunta: “¿Qué sucedió?” Es un gran “espejo retrovisor”, ya que permite a los equipos de compras aprender de los patrones de gasto del pasado, pero no proporciona una indicación de lo que debería suceder en el futuro.
Los CPO deben asegurarse de que se agreguen datos integrales y relevantes a la combinación de analítica para crear información significativa y aprovechable. La aplicación de analítica prescriptiva junto con inteligencia artificial permite a los profesionales de compras aprovechar los datos de los proveedores para reconocer patrones de comportamiento de gasto, pronosticar presupuestos futuros y anticipar los requisitos de suministro
Con el poder de la analítica actual, los compradores pueden identificar patrones en facturas, órdenes de compra y datos maestros de proveedores para estandarizar materiales, cambiar especificaciones o comparar precios entre proveedores preferidos. En consecuencia, los equipos de compras pueden tomar decisiones inteligentes sobre cómo seleccionar proveedores, asignar gastos futuros y mitigar los riesgos del suministro entrante.
A menudo pasado por alto y con regularidad, los equipos de compras deben tomarse el tiempo para evaluar por completo su base de suministro global para determinar si pueden reducir los riesgos de suministro y mejorar sus relaciones con los proveedores. Si la organización ha trasladado sus operaciones al extranjero anteriormente, ahora tiene la oportunidad de evaluar el regreso para ahorros de costos potenciales y menor exposición al riesgo. Los esfuerzos encaminados a garantizar el abastecimiento dual y la diversificación de la base de suministro también pueden ayudar a la hora de evaluar toda la estructura de suministro.
Entonces, ¿cómo se ha visto afectada su organización de compras por la disrupción empresarial? ¿Qué tan bien preparada está su organización y su base de suministro para futuras disrupciones? ¿Podría su equipo de compras beneficiarse de una integración más estrecha con los proveedores? ¿Qué tan avanzados están los esfuerzos de transformación digital de su organización con los proveedores?
Considere comenzar con sistemas modulares de gestión de la relación con los proveedores que le permitan adoptar soluciones según sea necesario. Identifique un desafío específico, ya sea que se centre en la selección de proveedores, la calidad del proveedor, el riesgo del proveedor u otra área. Aborde el problema y pruebe la solución antes de expandirse a otras áreas. Ahora es el momento para considerar las innovaciones digitales para mejorar sus estrategias de abastecimiento y gestión de proveedores hoy.
Brent Dawkins es el Director de Marketing de Productos de QAD.
