Import Management

Import Management automatiseert en regelt de belangrijkste processen en reglementaire vereisten die komen kijken bij de inklaring van buitenlandse zendingen. Deze oplossing biedt de zichtbaarheid en controle die u mag verwachten van best-in-class-software voor import management. Bovendien is het systeem uitgerust met gespecialiseerde tools en controles die global trade professionals ondersteunen bij hun importwerkzaamheden, zowel voor als na binnenkomst van de goederen. Import management maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om de ingewikkelde handelswet- en regelgeving na te leven. Bovendien geeft de software u een concurrentievoordeel: u vermijdt verborgen kosten en uw goederen gaan sneller langs de douane.

Import Management werkt met workflows om het gehele handelsproces in goede banen te leiden. Medewerkers die over de handelsactiviteiten gaan, weten al vóór aankomst van de zending precies welke cruciale data en/of documenten er nodig zijn. Zo vermijden ze vervelende vertragingen, kosten en/of inmenging van toezichthouders.

Import Management geeft toegang tot het zogenaamde 'geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en codering van goederen' (GS). Dit is het door de Werelddouaneorganisatie ontwikkelde en gehandhaafde systeem met internationaal erkende tariefnomenclatuur.

Met de oplossing heeft u bovendien altijd toegang tot de actuele tarieven voor elk land. Bij updates verschijnt het bijgewerkte tarief automatisch in Import Management. Zo heeft u altijd de nieuwste versie van de database en ziet u meteen welke codes verouderd zijn. Ook kunt u Import Management zo instellen dat u melding krijgt van nieuwe GS-codes.

Telkens wanneer u producten invoert, is het van cruciaal belang dat deze correct zijn geclassificeerd. Oftewel: ze moeten de juiste goederencode hebben. Die code is misschien wel het belangrijkste stukje data uit het proces. Aan de hand daarvan stelt de douane namelijk vast om welke goederen het gaat, of ze mogen worden doorgelaten en hoeveel rechten/belasting u erover moet betalen. Als een importeur de verkeerde goederencode opgeeft (zelf of via een externe partij), kan dit ertoe leiden dat het bedrijf de verkeerde rechten betaalt. Ook kunnen er vertragingen ontstaan vanwege ontbrekende documenten die een voorwaarde voor toelating zijn. Bij herhaalde overtreding kan de douane zelfs boetes uitschrijven.

Import management vormt één geheel met uw registratiesysteem. Dit levert een uitgebreide database met artikelstamgegevens op: een productdatabase met alle kenmerken van producten die de belangrijkste data-, documentatie- en screeningseisen signaleert, waaronder goederencodes.

In de database met artikelstamgegevens wordt alle informatie over producten en leveranciers opgeslagen. Dankzij deze database kan uw organisatie zien aan welke goederen eisen zijn verbonden op het gebied van toelating, verzending, vergunningen of documentatie. Als uw bedrijf de handelswetgeving van meerdere regio's moet naleven, maakt de database hiervoor een centraal proces mogelijk. 

Daarnaast kunt u hiermee meerdere landgebonden in- en uitvoercodes toewijzen aan goederen. Zo gebruikt u in alle documentatie en douanerapporten de juiste codes.

Zodra een product is geclassificeerd, kan de gebruiker via Import Management twee of meer mogelijke landen van herkomst met elkaar vergelijken. Zo kunt u vaststellen welke leveranciers hun producten mogelijk met een gunstiger recht kunnen leveren, doordat ze bijvoorbeeld in aanmerking komen voor rechtenvrije invoer volgens een vrijhandelsovereenkomst (free trade agreement, FTA).

Met Free Trade Agreement (FTA) kunt u de oorsprong van goederen vaststellen onder de ruim 470 FTA's die wereldwijd door de Wereldhandelsorganisatie worden erkend. Ook achterhaalt u welke documentatie er nodig is voor alle sectoren in alle regio's ter wereld. Bij elke verzending van een order wordt de FTA-oorsprong in realtime vastgesteld. Ook komt er een blijvend auditspoor tot stand met de resultaten van de oorsprongsvaststelling voor de transacties die in het systeem worden verwerkt.

Certificaten van oorsprong die onder een vrijhandelsovereenkomst zijn afgegeven, komen na verloop van tijd te vervallen. Met het oog hierop kunt u met QAD geautomatiseerde en gerichte e-mails verzenden waarin u om certificaten van oorsprong voor de geleverde materialen vraagt. Via filters kunt u ook gericht verzoeken om certificaten voor materialen die nodig zijn om in aanmerking te blijven komen voor de FTA. Dankzij deze functie gaan er minder e-mails de deur uit en bespaart u tijd bij het controleren van de data over het binnenkomende materiaal.

Import Management controleert in een database met eisen of is voldaan aan alle invoervoorwaarden voor de gekozen HTS-code. Denk aan eisen van een instantie in het partnerland, speciale gegevens die op de factuur moeten staan, antidumping-/compenserend recht en meldingen bij een speciaal tarief. De gebruiker krijgt een waarschuwing als dat niet het geval is, waardoor het gemakkelijker wordt om vóór aankomst van de zending proactief aan de toelatingseisen te voldoen. Ook kan de gebruiker business rules instellen om geëscaleerde meldingen te activeren en de zending zelfs vast te houden totdat aan een bepaalde basisvereiste is voldaan.

Via Import Management heeft u al in een vroeg stadium zicht op alle benodigdheden dankzij geavanceerde, elektronische meldingen over zendingen. De gebruiker krijgt automatisch een melding van onvolledige documentatie of data en uw bedrijf kan dus proactief reageren als nog niet aan een bepaalde toelatingseis is voldaan.

Import Management automatiseert het aanmaken van invoerdocumentatie. De documentatie wordt in de juiste indeling en taal opgesteld. Denk aan:

Voor bedrijven die goederen per vrachtschip naar de VS willen halen is de oplossing voorzien van een ISF-Templare (Importer Security Filing). Het template bevat velden voor elk van de 12 datapunten die de Amerikaanse douane minstens 24 uur vóór het laden van het schip wil hebben.  Via Import Management kunnen gebruikers de ISF-data naar hun douane-expediteur sturen of ze zelf bij de douane aanleveren om expediteurskosten te besparen.

In aanvulling op het ISF-sjabloon kunnen gebruikers via Import Management hun eigen douaneaangifte aanmaken. Zo kunnen ze hun data vóór binnenkomst van de goederen aan een interne controle onderwerpen alvorens ze bij de douane in te dienen (een best practice in de sector). Na de controle kunnen gebruikers de ingevulde aangifte naar hun douane-expediteur sturen of zelf elektronisch indienen bij de douane. In beide gevallen betaalt u minder of geen expediteurskosten, wat zich direct vertaalt in rendement.

De oplossing is uitgerust met operationele dashboards die management by exception mogelijk maken. Ze tonen een momentopname van alle uitstaande zendingen, zodat het voor medewerkers direct duidelijk is als er problemen zijn of nog niet aan bepaalde eisen is voldaan. De gebruiker kan zelf aanvullende parameters en KPI's instellen op de dashboards om managers een volledige dataset in handen te geven. Zo krijgen ze meer inzicht in hun trade compliance en operationele efficiëntie, en kunnen ze verbeteringen doorvoeren.