El control de inventarios es un proceso indispensable para cualquier empresa, ya que mediante él se administran las mercancías que una empresa tiene en almacén. Esta actividad implica una mayor supervisión de las entradas y salidas y se vuelve más compleja en función del nivel de stock que se maneje.
De manera sencilla, ayuda a saber dónde está cada mercancía y cuándo entra y sale del inventario, pero su acción va más allá de esto, pues al ponerlo en práctica es posible mejorar la toma de decisiones, reducir los costos, evitar mermas y desperdicios y, sobre todo, cumplir con la demanda de los clientes.
Un óptimo control de inventarios comprende métodos y procedimientos que tienen como objetivo principal supervisar y gestionar el almacén de cualquier empresa. Brinda toda la información necesaria para conocer a detalle el estatus de cada mercancía, lo que ayuda a planificar y diseñar flujos operativos más eficientes.
Como parte del control de inventarios se incluye la gestión de existencias, es decir, la labor que consiste en llevar un registro de cada adquisición y compra que se realiza. De esta manera, es posible generar informes y balances que ayudan a la empresa a tener una visión completa de su stock.
La importancia de este proceso radica en mantener un correcto balance del inventario, ya que de lo contrario es posible perder ventas al no conocer la cantidad de mercancías disponibles para ofertar en el mercado, lo que a su vez significa no cubrir la demanda de los clientes y generar una mala experiencia con la marca.
Una empresa siempre debe contar con un nivel mínimo de stock para mejorar el servicio al cliente, comprender mejor sus necesidades y satisfacerlas en tiempo y forma. El control de inventarios precisa tener en cuenta la demanda del mercado y los flujos de trabajo para atender correctamente los requerimientos de cada cliente.
Por otro lado, también ayuda a no tener un exceso de inventario que ocupe espacio innecesario dentro del almacén y sobre todo, que las mercancías caduquen, se conviertan en merma y esto traiga consigo pérdidas económicas. La clave está en tener un nivel de inventario en equilibrio.
Un eficiente control de inventarios impacta de manera positiva en los resultados que obtiene la empresa y se convierten ventajas competitivas en el mercado. Algunas de ellas son:
Cuando una marca logra satisfacer las necesidades del cliente, cuidando la calidad de los productos y el servicio que le ofrece, es posible que se lleve una buena experiencia de compra y regrese varias ocasiones.
Cuando se implementa este proceso es posible adquirir una visión completa del inventario y al mismo tiempo, esto ayudar a conocer el estatus de las mercancías e incluso, se puede conocer el valor económico que representa en su totalidad.
Por medio del control de inventarios se puede priorizar la compra o elaboración de mercancías específicas de acuerdo a la temporalidad debido a que hay épocas en las que ciertos productos tienen mayor demanda.
Cuando no se le da la importancia debida al inventario, esto puede traer grandes pérdidas materiales por daño en los productos o fecha de caducidad vencida y esto a su vez, representa pérdidas económicas porque es una inversión que no se recupera.
Gracias a la información que se obtiene de un óptimo control de inventarios es posible mejorar la planeación de los pagos que solamente se realizan en función de las necesidades específicas de la empresa y al mismo tiempo, beneficia a la cadena de abastecimiento.
El control de inventarios comenzó siendo una actividad manual y años más tarde, se comenzaron a utilizar hojas de cálculo. Sin embargo, en ambos procesos se presentaban errores que alteraban el nivel real del inventario al omitir o aumentar información y además, era un trabajo muy demorado.
Afortunadamente, vivimos en una era moderna y digital, donde la tecnología está presente en cualquier sector y para el empresarial se han desarrollado sistemas especializados que mejoran los procesos y brindan un sinfín de beneficios a cada empresa.
Por lo tanto, para tener un óptimo control de inventarios el uso de un software que facilite esta operación se ha demostrado como una efectiva solución que permite:
Reducir errores en la captura de los datos de cada producto.
Automatizar procesos a nivel inventario contemplando las áreas de compras y ventas.
Conocer los máximos y mínimos de mercancías para reabastecer a tiempo el almacén.
Planear con precisión la compra y venta de mercancías de acuerdo a la demanda del mercado.
Saber la ubicación de cada mercancía dentro del almacén y el nivel de existencias de cada una en tiempo real.
En QAD nos hemos enfocado en atender las necesidades específicas de las empresas de manufactura y para ello, hemos diseñado soluciones tecnológicas que se adaptan a su forma de trabajo brindando todos los beneficios que necesitan. Ofrecemos un efectivo software control de inventarios que marca el antes y el después en sus procesos y genera un impacto interno y externo porque también sabemos y cuidamos la importancia de los clientes.
