La industria vitivinícola mundial experimentó una tremenda disrupción este año que continúa impactando la cadena de suministro del vino, incluida la producción, en los EE.UU. y en la mayoría de las principales regiones productoras de vino del mundo. La pandemia del coronavirus, los incendios históricos y dañinos en todo California y los cierres generalizados de restaurantes, bares y bodegas que afectaron drásticamente el consumo de vino en las instalaciones tendrán efectos duraderos más allá de 2020. Los cierres esporádicos de las operaciones vitivinícolas se han convertido en la “nueva normalidad” al menos a corto y mediano plazo. Ahora es el momento de revisar su disponibilidad para el reinicio operacional con esta lista de verificación de 13 puntos que ayuda a reducir el riesgo en las áreas operacionales críticas.

Cada uno de los 13 temas va seguido de elementos específicos que brindan una orientación más a profundidad relacionada con ese tema. Tenga en cuenta que algunos elementos de estas listas de verificación detalladas pueden no ser aplicables a sus operaciones específicas. Algunos temas abordan el reinicio después de un cierre parcial, mientras que otros se aplican más a un paro operativo total.

Si su organización ya tiene una lista de verificación de reinicio, puede compararla con esta lista de verificación para asegurarse de que se aborden todos los temas clave.

Utilice los sistemas de gestión existentes de su organización y sus procesos al considerar cada uno de estos temas de reinicio operacional (Calidad, basada en ISO 9001; BRC Seguridad Alimentaria, Seguridad e Higiene Ocupacional, basada en ISO 45001; y Medio Ambiente, basada en ISO 14001).

Más allá de usar esta lista de verificación de 13 puntos para evaluar y abordar áreas de riesgo potenciales relacionadas con el reinicio de sus operaciones, esta lista de verificación también puede demostrar a sus clientes y otras partes interesadas cómo su organización está gestionando el reinicio de sus operaciones comerciales. Además, sería prudente utilizar esta lista de verificación de 13 puntos con sus proveedores.

La lista de verificación de 13 puntos 

#1 Planes de contingencia

• Revisión/actualización de los planes de producción y de seguridad de los productos.
• Lista de verificación para la puesta en marcha (¿hay alguna disponible, necesita actualización?)
• Planes de contingencia actuales
• Aplicabilidad de los planes de contingencia existentes a las circunstancias actuales
• Desarrollo de planes de contingencia faltantes
• Proceso para capturar conocimientos adquiridos inmediatos
• Actualizaciones inmediatas al plan de acción de emergencia

#2 Inventario

• Inventario físico y digital de productos terminados, materiales, componentes e ingredientes
• Artículos sensibles a la vida útil de almacenamiento
• Se mantienen las condiciones de almacenamiento; mayor horario de limpieza del almacenamiento
• Revisión de la trazabilidad del producto
• Asegurado del etiquetado y del control del paquete
• Revisión del estado del producto no conforme en espera de disposición, reelaboración, etc.
• Revisión y recuento de las plantas en campo para recalcular la producción de uva esperada.
• Revisión de tanques y barricas en bodegas
• Rellenado de barriles y comprobación del estado
• Recuento de las botellas en los casilleros para reasignar las cajas reservadas y/o preordenarlas
• Año de producción de vino: elija el año de destino y la política que definirá la producción y el embotellado
• Conteo de etiquetas y corchos para diferentes países y regiones

#3 Requisitos de entrega inmediata al cliente

• Comuníquese con los clientes
• Órdenes de clientes abiertas
• Órdenes atrasadas
• Cancele órdenes antiguas
• Programa de entrega al cliente a corto plazo
• Monitoree las variaciones del cronograma diariamente
• Estado de reclamaciones abiertas de clientes y retiros de productos
• Verificación de la disponibilidad de almacenamiento 3PL
• Verificación/realización de cambios a la red de distribución
• Verificación de nuevas restricciones de embarque y permisos de alcohol para cada país
• Consultas sobre la disponibilidad de vinos preenvasados (sin etiquetado) con inventario, por año, tipo y variedad

#4 Plan de entrega inmediata incluida la transportación

• Envíos a corto plazo al cliente
• Alineación de la cadena de suministro física y digital
• Disponibilidad del transportista de salida
• Transportistas alternativos
• Verificación de la capacidad de los transportistas para limpiar/sanitizar los camiones
• Problemas, permisos y restricciones aduaneras/fronterizas

#5 Inventario de proveedores y plan de entrega a corto plazo

• Lista de verificación de recuperación de proveedores
• Mapeo de proveedores (ubicación)
• Revisión de la evaluación del riesgo de materias primas
• Estado de calificación del proveedor
• Sistema de inventario y trazabilidad de proveedores
• Requisitos de entrega inmediata
• Inventario de subproveedores
• Los proveedores implementan esta lista de verificación con subproveedores
• Arreglos de transporte de material suministrado

#6 Disponibilidad de proveedores de servicios y procesos subcontratados

• Estado de los proveedores de servicios y procesos subcontratados (cierre, operaciones parciales, dotación de personal, etc.)
• Evaluación de riesgos de proveedores de servicios y procesos subcontratados
• Órdenes abiertas/contratos actuales con proveedores de servicios y procesos subcontratados
• Recalificación de proveedores de servicios y procesos subcontratados
• Revisión de sus artículos de inventario en proveedores de procesos subcontratados

#8 Plan de recalificación del producto/proceso

• Revisión de todo el depósito de vino/producción de vino, sus etapas y el próximo proceso a iniciar.
• Revisión del estado del campo, los sistemas de riego, los sistemas de conducción, la maquinaria agrícola y los materiales para el control del campo.
• Definición de un nuevo proceso para fusionar la producción de vino de ambos años y crear un plan de comunicación para manejar la producción conjunta de dos años.
• Revisión de los campos de productores de terceros para tener en cuenta su producción y la necesidad de reducir/aumentar los productores y contratos.
• Evaluación del trabajo con vino varietal y definición de la cantidad y volumen de vinos de reserva para la oferta del próximo año a los clientes.
• Evaluación de alquiler de nueva cava para envejecer vinos de reserva en buen estado
• Revalidación de los puntos críticos de control y las características de procesamiento (desde el campo hasta la producción de vino; desde la producción de vino hasta la bodega; y desde la bodega hasta el embotellado)
• Reverificación del monitoreo de los puntos críticos de control y los sistemas de alerta de fallos
• Prevención de contaminación cruzada
• Revisión de fallas y/o desviaciones del equipo
• Actualización de los planes de higiene, saneamiento e inspección

#9 Precisión de las instrucciones de trabajo

• Instrucciones de trabajo para análisis de calidad y laboratorio en las siguientes áreas: producción de vino (tanques) y bodegas.
• Instrucciones de trabajo para control de calidad en el campo; número y situaciones en plantas; y otros sistemas importantes (riego, sistemas de conducción, etc.)
• Evaluaciones de la demanda de producción de diferentes áreas y países
• Instrucciones de trabajo disponibles para todos los procesos de calidad y para la cadena de suministro
• Las instrucciones de trabajo describen los pasos/acciones esenciales del proceso y de los sistemas internos del cliente con el nivel de detalle apropiado
• Verificación de la alineación con los estándares del producto
• Las instrucciones de trabajo garantizan productos de buena calidad y entregas a tiempo al cliente
• Actualizado con reglas de seguridad del operador revisadas
• Recapacitación de todo el personal de operaciones (incluidos los trabajadores temporales/por contrato)

#10 Disponibilidad y capacitación de la fuerza laboral

• Verifique las descripciones de trabajo actuales para mayor precisión
• Plan de dotación de personal inmediato (personal en el sitio, turnos, equipos de trabajo, trabajo desde casa, etc.)
• Capacitación de actualización para la fuerza laboral (general y específica del trabajo)
• Relleno inmediato de funciones vacantes críticas que pueden no estar regresando al trabajo
• Capacitación cruzada para apoyar vacantes inmediatas y potenciales
• Gestión de la conciencia del virus COVID-19
• Políticas provisionales de baja por enfermedad, etc.
• Capacitación sobre procedimientos de trabajo revisados, protocolos de limpieza, requisitos de higiene personal.
• Necesidades temporales/contractuales de la fuerza laboral, y alineación con las políticas provisionales

#11 Equipo, herramientas de modelado y calibración

• Equipo/herramientas de modelado de alto riesgo (reinicio sensible)
• Procedimientos de reinicio del equipo
• Condición de las herramientas de modelado
• Revisión de la efectividad de las condiciones de preservación y embalaje de equipos/herramientas de modelado/calibración
• Restablecimiento del mantenimiento dependiente del tiempo (mantenimiento preventivo y predictivo, reparaciones periódicas)
• Revisión del inventario de las partes de repuesto
• Verificación del estado de los proveedores de servicios subcontratados de mantenimiento/herramientas de modelado
• Restablecimiento del estado/programa de calibración de medidores
• Revisión de las modificaciones al equipo, herramientas de modelado y la calibración previamente en progreso (incluidas las pruebas de producción)
• Conservación limpia de los dispositivos compartidos (escáneres, tabletas)

#12 Infraestructura de las instalaciones

• Ponga en marcha y estabilice los medios de energía de la planta (electricidad, aire comprimido, vapor, agua fría, etc.)
• Revisión de los flujos de residuos; considere flujos de residuos adicionales debido a la gestión del COVID-19
• Inventario y abastecimiento de artículos que no son de producción (incluidos EPP adicionales, productos de limpieza, etc.)
• Revisión de la estabilidad y/o reinicio de los sistemas de TI mientras asegura un enfoque en ciberseguridad
• Revisión del protocolo de seguridad de la planta (por ejemplo, áreas de acceso controlado)
• Servicios de dotación de personal de seguridad e higiene
• Actualización de los planes de limpieza y sanitización (incluidos los controles de alérgenos)
• Programas ambientales y operativos (por ejemplo, manejo de plagas)

#13 Planes de comunicación

• Identificación de los canales de comunicación para todas las partes interesadas afectadas
• Planes de comunicación con el cliente y otras partes interesadas
• Gestión de los planes de comunicación del virus COVID-19
• Planes de comunicación para el reinicio de operaciones
• Lanzamiento de cambios
• Cambios de horario
• Establecimiento de la frecuencia y la naturaleza de las comunicaciones continuas a corto plazo.

Stephen Dombroski es director de mercados de consumo en QAD, un proveedor líder de soluciones ERP en la nube.