Para comprender qué es un ERP en la nube, primero debe comprender el modelo de ERP ubicado en las instalaciones a partir del cual evolucionó. ERP, que significa p lanificación de recursos empresariales, es un término que se introdujo en los noventa para referirse al software que automatiza los procesos de negocio de una empresa. En ese momento, los sistemas de ERP se implementaban en los servidores de un cliente en su propio centro de datos.
Hoy en día, sin embargo, el software se puede ofrecer a través de internet como una aplicación de software como un servicio (SaaS). Esto es lo que llamamos ERP basado en la nube. Las soluciones basadas en la nube se ofrecen y gestionan en la plataforma de la nube de un proveedor, a diferencia de las organizaciones que alojan su sistema de ERP en sus servidores. En lugar de comprarse directamente, este modelo se puede arrendar mensualmente. Existen muchas otras diferencias claras entre el ERP ubicado en las instalaciones y el software de ERP en la nube, incluida la variabilidad en la flexibilidad y la seguridad. Para proporcionar respuestas sobre qué es el ERP en la nube, cómo funciona y sus beneficios, veamos primero la evolución del ERP con más detalle.
Todo el software de ERP comenzó como una solución ubicada en las instalaciones. El ERP ubicado en las instalaciones es un software de planificación de recursos empresariales que se instala localmente en el hardware y los servidores de una empresa y es gestionado por el personal de IT de la empresa. La empresa debe obtener la licencia de la plataforma de software central y comprar o arrendar servidores, redes y almacenamiento de grado empresarial para ejecutar y alojar el software y sus datos.
Con este modelo, el trabajo de asegurar y mantener el software recae en gran medida sobre los hombros de la empresa. El personal de IT y otros recursos humanos selectos no solo son necesarios para la implementación inicial, sino también para la capacitación y el soporte continuos según sea necesario para mantener el sistema actualizado. Este es un requisito complejo y que consume tiempo para un equipo de IT. Implementar una solución ubicada en las instalaciones también puede requerir un tiempo considerable para que una empresa obtenga la aprobación y la aceptación de las partes interesadas de la empresa antes de seleccionar e implementar el software.
Con los sistemas de ERP ubicados en las instalaciones, las empresas sólo necesitan comprar la plataforma central una vez, lo cual suena positivo. Sin embargo, las empresas inevitablemente deben invertir más dinero para mantener y actualizar su sistema, mantener actualizada la infraestructura de soporte, solucionar problemas y contratar expertos en instalación, así como mantener antivirus y otros tipos de software de seguridad. Sin estas actualizaciones y mantenimiento regulares, la funcionalidad del sistema, la facilidad de uso y la seguridad pueden verse afectadas. Esta inversión financiera y de tiempo del software de ERP ubicado en las instalaciones puede limitar a las empresas en lugar de ayudarlas a mantenerse a la vanguardia, como se pretende hacer con un software de ERP.
Un sistema de ERP en la nube es un software de planificación de recursos empresariales que un proveedor aloja y gestiona fuera del sitio en la nube. Ese proveedor es responsable de la aplicación, el almacenamiento de datos, los sistemas operativos subyacentes, los servidores, la infraestructura física del centro de datos, las actualizaciones de seguridad y las mejoras de funciones, lo que le quita una enorme carga a la empresa.
Además, mientras que los sistemas de ERP ubicado en las instalaciones se limitaban a las empresas, el modelo de la nube permite a las pequeñas y medianas empresas contar con capacidades de ERP. Debido a que las soluciones de ERP en la nube no requieren el mismo nivel de inversión financiera, de tiempo y de personal, estas empresas más pequeñas pueden beneficiarse de la automatización de procesos, mayor eficiencia, mayor exactitud de los datos y un desempeño empresarial estratégico optimizado.
Esta evolución de las soluciones de ERP ubicado en las instalaciones ha sido crucial para las empresas; el primer sistema de ERP en la nube se ofreció en 1998. Las empresas ya no necesitaban comprar un sistema sólo para esperar continuamente mantenerlo financieramente. Además, ya no tenían que dedicar un valioso tiempo del personal de IT al mantenimiento del software o soportar tiempos de implementación prolongados y mejoras complicadas. Sin embargo, las ofertas iniciales de ERP en la nube hasta mediados de la década del año 2000 tenían una funcionalidad limitada y no estaban exentas de defectos, y ni siquiera estaban realmente diseñadas para la nube. Esto dificultó que las empresas las adoptaran por completo. Estas primeras soluciones eran inflexibles y difíciles de integrar, lo cual obstaculizaba a las empresas. Las ofertas de ERP basado en la nube de hoy en día han evolucionado a partir de muchas de estas limitaciones y ahora brindan beneficios importantes.
Existen amplios beneficios al utilizar sistemas de ERP basado en la nube, y las siguientes son las principales razones por las que las empresas optan por soluciones de ERP en la nube en lugar de ubicadas en las instalaciones.
Uno de los beneficios más atractivos del ERP en la nube es el de los costos operativos iniciales y continuos más bajos en comparación con aquellos ubicados en las instalaciones. Con los sistemas de ERP ubicado en las instalaciones, una empresa paga la licencia de software inicial, así como los servidores necesarios, los costos de energía, el personal de IT, los consultores, los respaldos, la seguridad, la creación y gestión de bases de datos y el mantenimiento y las mejoras continuas. Con el ERP en la nube, el proveedor se encarga de todo el mantenimiento, el soporte, las mejoras y la seguridad de la empresa, lo que permite a las empresas pagar solo por los recursos que necesitan y no acumular continuamente diversos gastos que se derivan de su inversión inicial en software. No solo se reducen los costos, sino que también son más transparentes. Los usuarios de ERP en la nube pagarán una suscripción mensual o seguirán un modelo de pago por uso, lo que hará que los costos sean predecibles y más fáciles de gestionar.
Las soluciones de ERP ubicado en las instalaciones requieren bastante tiempo y, potencialmente, emplear contratistas para realizar las actualizaciones y mejoras de software necesarias. Sin embargo, con un sistema de ERP en la nube puede tardar tan solo 30 minutos y generalmente ocurre fuera del horario laboral. En combinación con el hecho de que los proveedores se ocupan de los resultados de las actualizaciones con poca o ninguna carga o interrupción para la empresa, significa que los sistemas siempre están equipados con la última y más valiosa tecnología.
La implementación es a menudo uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas al contratar software nuevo. Puede ser un proceso largo que normalmente se extiende más allá de las fechas de implementación objetivo. Afortunadamente, las soluciones de ERP en la nube reducen en gran medida los tiempos de implementación. No se ocupa tiempo en seleccionar y comprar hardware, contratar o capacitar a personal de IT, crear nuevos protocolos de seguridad de los datos, etc. El proceso de implementación de soluciones en la nube es mucho más rápido y mucho menos complejo para una empresa.
Un beneficio significativo de los servicios de ERP en la nube es la capacidad de acceder al software y las herramientas en cualquier dispositivo móvil desde cualquier lugar donde haya una conexión a internet. Debido a que la solución está alojada y se gestiona en la nube, la empresa, así como sus proveedores, socios y clientes aprobados, pueden acceder a la información en tiempo real. Esto permite que el personal de la empresa se comunique, colabore, realice tareas y tome decisiones empresariales dondequiera que esté sin tener que estar juntos o en el sitio.
Otro beneficio notable es que los sistemas de ERP en la nube pueden crecer más fácilmente con una empresa que las soluciones ubicadas en las instalaciones. Las empresas pueden comenzar con una funcionalidad más básica y luego agregar más según sea necesario sin comprar hardware nuevo. Debido a que los servidores locales no son necesarios con las soluciones en la nube, y debido a que los proveedores de la nube tienen centros de datos en todo el mundo, las nuevas unidades se pueden poner en línea rápidamente en todo el mundo y las empresas pueden adaptarse más rápidamente.
Si bien las personalizaciones se pueden realizar con software ubicado en las instalaciones, esas personalizaciones están limitadas a la versión actual del software y potencialmente no se pueden volver a implementar fácilmente con versiones de software más nuevas. Esta molestia es una de las razones por las que las empresas optan por dejar que la tecnología se vuelva obsoleta, lo cual no es una buena práctica empresarial. El ERP en la nube se puede adaptar fácilmente a las necesidades de una empresa, y se pueden agregar nuevos módulos a los sistemas en la nube sin tiempo de inactividad ni la adquisición de hardware nuevo.
Tener un proveedor externo que aloje los datos de la empresa es comprensiblemente preocupante para cualquier empresa, sin embargo, los proveedores de buena reputación de ERP basado en la nube tienden a proporcionar un mayor nivel de seguridad y cumplimiento normativo de lo que las empresas por sí solas pueden permitirse generalmente. Las soluciones ubicadas en las instalaciones conllevan el riesgo de una pérdida considerable de datos, especialmente en el caso de una falla tecnológica, un desastre natural o un robo. Los proveedores de la nube ofrecen seguridad de grado empresarial y cifrado de datos de extremo a extremo. Tienen procedimientos de recuperación ante desastres y garantizan que los datos estén respaldados de forma segura en todo momento.
Los sistemas en la nube también pueden integrarse fácilmente con muchas otras soluciones, tales como el software de QMS, MRP y CRM. Algunos ERP en la nube incluso tienen plataformas empresariales de servicio completo que trabajan juntas sin interrupciones para optimizar la comunicación y la gestión en varias funciones empresariales. No subestime el beneficio medible que las soluciones integradas pueden tener para el éxito empresarial. Conectar sus soluciones de ERP y CRM, por ejemplo, proporciona una mejor visibilidad de toda su cadena de suministro, lo que ayuda a los empleados, departamentos y socios a colaborar para ofrecer una mejor experiencia al cliente.
Una última razón principal por la que las empresas a menudo se inclinan por el software de ERP basado en la nube en lugar de uno ubicado en las instalaciones es su eficiencia general, la cual promueve una mayor productividad empresarial. Cuando una empresa no tiene que preocuparse por la asignación de tiempo, presupuesto o personal al monitoreo y mantenimiento frecuentes de una solución ubicada en las instalaciones, puede centrarse en las necesidades empresariales más valiosas que contribuyen al crecimiento.
Los sistemas de ERP basados en la nube ayudan a aumentar la eficiencia y la conectividad de una organización al gestionar y mejorar la forma en que se utilizan los recursos de las empresas sin los requisitos de mantenimiento y recursos de una solución ubicada en las instalaciones. Las soluciones basadas en la nube brindan la flexibilidad y la movilidad para acceder a un sistema de ERP y sus soluciones conectadas a través de la plataforma en la nube del proveedor. Se puede acceder al software basado en la nube a través de dispositivos locales conectados, como una laptop, un teléfono o una tableta, que pueden proporcionar datos, notificaciones y conocimientos profundos seguros y exactos en tiempo real para ayudar a tomar decisiones empresariales informadas.
Las necesidades empresariales de un sistema de ERP basado en la nube pueden variar, lo que a su vez significa que todas las implementaciones de ERP también varían. En QAD se siguen 5 pasos clave para una implementación exitosa de un ERP, pero todas las implementaciones generalmente comienzan con la participación de un consultor o proveedor de ERP para ayudar a identificar una solución que pueda ayudar a satisfacer las necesidades de una empresa y colaborar con ellos para crear un plan de implementación.
Una cosa que hay que tener en cuenta es que no todos los sistemas en la nube son iguales, y algunos modelos pueden hacer que las empresas pierdan ciertos beneficios. Conozca más sobre cada tipo de software de ERP en la nube a continuación.
Muchos sistemas en la nube son SaaS multiusuario. Un modelo multiusuario significa que varias organizaciones utilizan una misma versión del software y su infraestructura. Aunque diferentes organizaciones usan el mismo software alojado en el mismo servidor, los datos de cada organización son inaccesibles para otras.
Tal como suena, este modelo involucra solo a una organización que usa un solo sistema y su infraestructura. Los datos de esa organización están alojados en un servidor privado.
Con el uso de una nube pública, varias organizaciones comparten servicios de computación en la nube que son propiedad del proveedor. Este es el caso de Amazon Web Services y Google Cloud, por nombrar un par de ejemplos.
Este es un uso de la nube que no se comparte con ninguna otra organización.
Un modelo híbrido combina software ubicado en las instalaciones con una nube privada o pública.
Existen beneficios e inconvenientes en casi todas las ofertas de tecnología. Algunos de los desafíos que pueden acompañar al software de ERP basado en la nube incluyen:
La transición de un sistema de ERP ubicado en las instalaciones a uno en la nube puede ser un proyecto intrincado para una organización
Cuando los proveedores gestionan todo el mantenimiento, la infraestructura, etc., de un sistema basado en la nube, las empresas pueden sentir una pérdida de control potencialmente incómoda, a diferencia de los sistemas heredados ubicados en las instalaciones que una organización puede haber utilizado y para los cuales puede haber creado procedimientos durante décadas
Garantizar el cumplimiento normativo
Aseguramiento de la seguridad de los datos
Las opciones en la nube pueden ser menos personalizables que algunos sistemas ubicados en las instalaciones, aunque con integraciones de API y otras implementaciones de código bajo o sin código, es posible que las personalizaciones se implementen más fácilmente y sin tantos recursos de IT
El software de ERP de manufactura basado en la nube ofrece a los fabricantes de hoy en día una ventaja fundamental. El entorno empresarial está cambiando rápidamente y las disrupciones significan que los fabricantes deben estar constantemente preparados para adaptarse. Las empresas de manufactura necesitan software que pueda adaptarse rápidamente y sin interrupciones a ellas y que sea lo suficientemente flexible como para crecer junto con la empresa a medida que ocurren los cambios.
Los beneficios específicos del ERP en la nube para las operaciones de manufactura incluyen:
Eficiencia y productividad: una solución que permite a las empresas de manufactura integrar todos sus procesos conecta departamentos para una mejor comunicación y proporciona visibilidad completa en toda la empresa para mejorar la toma de decisiones.
Protección: los proveedores de la nube pueden proporcionar seguridad de última generación. Los datos recopilados están cifrados y solo los usuarios autorizados pueden acceder a ellos.
Agilidad: se puede acceder a las soluciones en la nube en un dispositivo móvil, como un smartphone, en cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a internet disponible, lo que permite a los usuarios participar según sea necesario en todo el mundo.
Costos reducidos: un ERP en la nube se ejecuta con una suscripción con mantenimiento y soporte incluidos, por lo que el gasto no solo es predecible y constante, sino que es menor que el de un ERP ubicado en las instalaciones que requiere costos adicionales continuos.
Escalabilidad: una solución en la nube se puede ajustar rápidamente a medida que su empresa crece, mientras que las soluciones ubicadas en las instalaciones son lentas y complicadas de ajustar, y es posible que, finalmente, no puedan satisfacer las necesidades de una empresa en expansión.
Satisfacción del cliente: la eficiencia que un ERP en la nube proporciona a una empresa, junto con la integración de sistemas de CRM que mejoran la comunicación en una empresa, permite a los fabricantes brindar una mejor experiencia general al cliente.
Teniendo en cuenta los beneficios, la mayoría de las organizaciones se beneficiarían de la adopción de los servicios de un ERP en la nube. El retorno sobre la inversión es considerablemente mayor que la implementación de una solución de ERP ubicada en las instalaciones. Considere lo siguiente:
¿Su empresa colabora con proveedores y socios de todo el mundo?
¿Su empresa está lista para la siguiente etapa de crecimiento y rentabilidad?
¿Está interesado en un software de ERP pero no puede pagar los requisitos de uno ubicado en las instalaciones?
Si la respuesta a estas preguntas es "sí", el ERP en la nube es una opción atractiva. Tiene la facilidad de uso y la accesibilidad para las necesidades empresariales globales. También facilita el ajuste de las operaciones para satisfacer las demandas cambiantes y las necesidades empresariales. Además, es un modelo optimizado a una fracción del costo de las ofertas ubicadas en las instalaciones.
Si bien es raro adoptar una nueva tecnología y no experimentar ningún desafío, la adopción del software de ERP en la nube puede ser relativamente rápida, asequible y valer la pena.
El éxito del ERP en la nube comienza con la selección de un proveedor calificado que lleve a cabo una implementación exitosa, proporcionando a la empresa un equipo de expertos durante todo el proceso. La clave del éxito al crear empresas que utilizan sistemas en la nube es una asociación entre la empresa y el proveedor. Una implementación exitosa es un viaje, y los proveedores y las empresas deben ser abiertos y transparentes, y comunicar de manera efectiva las necesidades y limitaciones para obtener el resultado final deseado.
QAD ofrece servicios de consultoría y transformación expertos para guiar a los clientes a través del proceso de implementación y conducirlos a través de una transformación digital rápida, ágil y efectiva. Nuestro ERP adaptable en la nube ayuda a los fabricantes a combinar la planificación de recursos, la gestión de la cadena de suministro y otras soluciones para identificar y abordar mejor los cambios de la industria para que puedan mantenerse por delante de la competencia.
