Estamos inmersos en una era global en el que las tecnologías forman parte de nuestro día a día y dentro del sector empresarial, se consideran un recurso fundamental para el desarrollo de procesos productivos y económicos que llevan a las empresas a renovar su modelo de acción hacia uno más automatizado y mejorado.
Sin embargo, por recursos tecnológicos se suele pensar que nos referimos a maquinaria y aparatos de última generación, pero en realidad es aún más que eso porque lo que hoy en día las empresas están requiriendo son sistemas especializados que se adapten a sus necesidades particulares.
Hablamos de los ERP’s, Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés que significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Son soluciones tecnológicas avanzadas que ayudan a gestionar las actividades diarias de una empresa abarcando cada una de las áreas (contabilidad, cadena de suministros, producción, etc.).
Un sistema ERP cumple con diversas funciones: planificar, predecir, controlar, presupuestar, proyectar los procesos de negocio, mismos que logra integrar desde una sola plataforma digital que otorga una amplia visualización de cada acción que se realiza e impulsa un óptimo flujo entre ellas.
Su capacidad de análisis y recopilación de datos marca el antes y el después de su implementación debido a que con base en toda la información logra mejorar la toma de decisiones que impacta de manera positiva en el rendimiento de las empresas y para ahondar más en el tema, a continuación presentamos las ventajas y desventajas de un ERP
La toma de decisiones es una actividad esencial en cualquier empresa y lo mejor es tomar como base un sistema ERPdebido a que este aplica una orientación analitica tomando como referencia datos e indicadores reales, lo que permite a cada área actuar de manera segura e implementar sus procesos eficientemente.
Por otro lado, tiene la capacidad de integrar toda la información en bases de datos centralizados con los que es posible hacer predicciones a largo plazo. Es un programa intuitivo y fácil de manejar que se convierte en la plataforma confiable para saber hacia dónde dirigir las operaciones.
Muchas empresas buscan mejorar su productividad, pero no encuentran cómo hacerlo al no saber cuáles son las áreas que deben trabajar. Por ello, con un software ERP es posible automatizar las tareas, eliminar duplicidad de información y actividades sobrantes que sólo afectan la capacidad operativa de la empresa.
Ayuda a optimizar los tiempos de respuesta, estandariza las operaciones, lo que permite llevar un mayor control de ellas, elimina los tiempos muertos y todo esto en conjunto, logra que los colaboradores trabajen de una forma más eficiente.
Cada empresa cuenta con sus áreas específicas de trabajo de acuerdo al sector que pertenece y al integrar un ERP es posible instalar sus funcionalidades en esas mismas. Es decir, el diseño modular de este software permite elegir los componentes que se quieren implementar.
Existen módulos básicos que ayudan a todas las empresas, hablamos del módulo de compras, inventario, ventas, recursos humanos y contabilidad, pero se pueden incorporar nuevos módulos para seguir mejorando las áreas.
La flexibilidad de un software ERP se refiere a la capacidad que tiene para adaptarse a las diferentes necesidades, lo cual se relaciona estrechamente con el punto anterior de su diseño modular, pero también debe tener compatibilidad con otras aplicaciones con las que se puedan mejorar aún más los procesos.
Por otro lado, su adaptabilidad le ayuda a satisfacer las necesidades particulares de cada empresa y al mismo tiempo, busca una integración sencilla, ya que un sistema óptimo y adecuado es el que se adapta a la empresa y no al revés.
La seguridad de datos es prioridad en todo momento y un sistema especializado como este ayuda a resguardar toda la información de su empresa y minimiza los riesgos que pueden poner en riesgo las bases de datos al hacer un mal manejo de ellas.
El ERP se encarga de detectar las amenazas de robo o filtración, prohíbe el acceso a usuarios no autorizados y de manera constante crea copias de seguridad para anular errores detectados.
Una de las mejores ventajas que ofrece el sistema ERP es la integración y gestión de clientes y proveedores, lo que permite mejorar notablemente las ganancias, ya que se pueden administrar las tareas y trámites a realizar, tomando en cuenta los requerimientos de cada uno.
De esta manera, ayuda a integrar una actividad logística en una sola plataforma y también, mejora las relaciones con proveedores y clientes al tener ambas partes involucradas satisfechas con su desempeño.
Sin duda, uno de los mayores cambios al integrar las ventajas de un ERP es la automatización y la simplificación de procesos, es decir, desplaza los procedimientos manuales por nuevos y mejorados sistemas que integran todas las áreas de la empresa, aumentan la productividad y eficiencia y reducen el error humano.
Cuando se tiene en mente adquirir un ERP, lo primero que se considera es el costo de este software y esto se puede considerar una desventaja debido a que suele ser un “costo elevado”, pero en realidad a corto, mediano y largo plazo resulta ser una de las mejores inversiones empresariales.
El manejo de este tipo de sistemas requiere de una previa capacitación del personal de la empresa, ya que cuando conocen y saben implementar todas las funcionalidades del ERP es posible aprovechar al máximo sus ventajas. Sin embargo, esto demanda adaptación y tiempo de cada uno.
Dependiendo del proveedor de ERP que se adquiera, en determinado tiempo el sistema podrá llegar a necesitar actualizaciones que para ser implementadas la empresa deba pagar una cantidad adicional y además, esto puede significar una nueva capacitación del personal.
En QAD conocemos las ventajas y desventajas de un ERP, pero nuestra actividad está orientada a maximizar sus funcionalidades para que las empresas puedan implementar este sistema de manera eficaz, rápida y segura. Adaptarse a las nuevas necesidades empresariales es sencillo cuando se tiene el respaldo de una empresa experta.
En la actualidad, las estrategias han quedado obsoletas, si su empresa busca nuevas áreas de oportunidad y crecimiento, una solución ERP es lo que requiere para renovar sus objetivos, enfrentar los nuevos desafíos y sobretodo, seguir satisfaciendo las necesidades de sus clientes.
